W dniu 13.10.2022 r. weszła w życie nowelizacja przepisów ustawy z dnia 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (KSH). Istotną zmianą dotyczącą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością było wprowadzenie do ustawy art. 2081. Zgodnie z jego treścią podjęcie uchwały przez zarząd powinno zostać udokumentowane w formie protokołu. Rozwiązanie to sprawia, że sposób podejmowania uchwał stał się bardziej sformalizowany. Z drugiej strony, protokołowanie uchwal sprzyja przejrzystości wzajemnych stosunków między członkami zarządu. W związku z powyższym nasuwa się pytanie, w jaki sposób należy protokołować uchwały zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?
Obowiązek sporządzenia protokołu
Przepis art. 2081 KSH wprowadza zasadę protokołowania uchwał zarządu sp. z o.o. Obowiązek ten dotyczy zarówno uchwał podjętych w trakcie posiedzeń, jak również uchwał podjętych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Jak wynika z literalnej treści ww. przepisu, obowiązek protokołowania dotyczy samych uchwał zarządu, a nie przebiegu posiedzeń. Jednakże, ze względów praktycznych rekomendowane jest, aby protokołować przebieg całego posiedzenia zarządu. Niewątpliwie ułatwi to zrozumienie intencji, którymi kierowali się członkowie zarządu podczas podejmowania uchwały. Nie stoi również nic na przeszkodzie, aby zaprotokołować, że do podjęcia danej uchwały nie doszło, np. z powodu braku wystarczającej ilości głosów „za” uchwałą. W przypadku ewentualnego sporu stanowić to będzie dodatkowy walor informacyjno-dowodowy.
Treść protokołu
Protokół uchwały zarządu sp. z o.o. powinien zawierać:
- porządek obrad,
- imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
- liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały.
Członek zarządu, który głosuje przeciwko uchwale może zgłosić, tzw. zdanie odrębne. W takim przypadku, w protokole należy zaznaczyć jego złożenie wraz ewentualnym uzasadnieniem, o ile zostało przedstawione przez członka zarządu. Zaprotokołowanie zdania odrębnego stanowić może podstawę do zwolnienia z odpowiedzialności członka zarządu (business judgement rule), który głosował przeciwko podjęciu danej uchwały, tzn. decyzji zarządu, w wyniku której spółka poniosła szkodę.
Nie można również zapomnieć o podstawowych elementach uchwały, tj. informacji czego dotyczy, daty podjęcia, daty jej wejścia w życie oraz podpisu (o czym więcej poniżej).
Powyżej wskazane elementy stanowią jedynie minimalne wymogi w zakresie treści protokołu uchwały. W związku z tym protokół może odzwierciedlać bardziej szczegółowo przebieg posiedzenia zarządu, np. odnotowanie przebiegu dyskusji, czy poszczególnych stanowisk członków zarządu. Z praktycznego punktu widzenia zasadne jest również sporządzenie listy obecności oraz informacji o prawidłowym zawiadomieniu członków zarządu o posiedzeniu.
Podpisanie protokołu
Protokół powinien być podpisany co najmniej przez członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie. Umożliwia to podpisanie protokołu wyłącznie przez jedną osobę, co niewątpliwie stanowi uproszczenie sporządzania protokołu, w szczególności, gdy członkowie zarządu głosują przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Niemniej jednak umowa spółki lub regulamin zarządu może w tym przypadku stanowić inaczej, np. nałożyć obowiązek podpisania protokołu przez wszystkich obecnych.
W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, pozostajemy do Państwa dyspozycji.
autor aplikant radcowski Krzysztof Rudiuk
