Il 13 ottobre 2022 è entrata in vigore una modifica alla legge del 15 settembre 2000, il Codice delle società commerciali. Una novità importante riguardante le società a responsabilità limitata è stata l’introduzione in tale legge dell’art. 2081. Conformemente ad esso, l’adozione di una deliberazione da parte del Consiglio di amministrazione dove essere documentata nel verbale. Tale soluzione rende più formalizzato il modo di adottare le deliberazioni. D’altra parte, documentare nel verbale le deliberazioni favorisce la trasparenza dei rapporti tra i membri del Consiglio di amministrazione. Sulla base di quanto sopra, si pone la questione di come debbano essere documentate le deliberazioni del Consiglio di amministrazione di una società a responsabilità limitata.
Obbligo di redigere il verbale
La disposizione di legge contenuta nell’art. 2081 del Codice delle Società Commerciali introduce l’obbligo di registrare le deliberazioni del Consiglio di amministrazione delle società a responsabilità limitata. Tale obbligo vale sia per le deliberazioni assunte durante le riunioni in sede sia per le quelle assunte mediante mezzi di comunicazione diretta a distanza. Come letteralmente formulato in tale disposizione, l’obbligo di registrazione nel verbale si applica alle deliberazioni del Consiglio di amministrazione stesse, e non allo svolgimento delle riunioni. Tuttavia, per motivi pratici, si raccomanda di registrare nel verbale l’intera riunione del Consiglio di amministrazione. Indubbiamente, ciò faciliterà la comprensione delle intenzioni dei membri del Consiglio di amministrazione al momento dell’adozione della deliberazioni. Nulla impedisce inoltre di registrare nel verbale il fatto che una data delibera non sia stata adottata, ad esempio, per mancanza di un numero sufficiente di voti a suo favore. In caso di controversie, questa pratica rivestirà un ulteriore valore informativo e probatorio.
Contenuto del verbale
Il verbale della delibera del Consiglio di amministrazione di una società a responsabilità limitata dovrebbe includere:
- l’ordine del giorno
- le generalità degli attuali membri del Consiglio stesso
- il numero dei voti espressi per assumere le singole deliberazioni.
Un membro del Consiglio di amministrazione che voti contro una deliberazione può presentare la cosiddetta “opinione divergente”. In tal caso, nel verbale deve essere indicata la sua presentazione e l’eventuale motivazione, se un membro del Consiglio di amministrazione l’ha presentata. La registrazione di un’opinione divergente può essere la base per esonerare da responsabilità un membro del Consiglio di amministrazione (business judgement rule) che abbia votato contro l’adozione di una determinata deliberazione, ovvero una decisione del Consiglio di amministrazione a seguito della quale la società abbia subito un danno.
Inoltre, non si possono dimenticare gli elementi di base della deliberazione, cioè le informazioni su ciò che essa concerne: data di adozione, data di entrata in vigore e di sottoscrizione (maggiori informazioni di seguito).
I suddetti elementi costituiscono solo i requisiti minimi per il contenuto del verbale della deliberazione. Pertanto, il verbale può riflettere più dettagliatamente il corso della riunione del Consiglio di amministrazione, ad esempio registrando lo svolgimento della discussione o le singole posizioni dei membri del Consiglio. Da un punto di vista pratico, è anche ragionevole fare un elenco delle presenze e includervi le informazioni da cui risulti che il Consiglio di amministrazione sia stato convocato in modo corretto.
Firma del verbale
Il verbale dovrebbe essere sottoscritto da almeno un membro del Consiglio di amministrazione che presiede la riunione o conduce una votazione. Ciò consente la firma del verbale da parte di una sola persona, il che semplifica senz’altro la sua redazione, in particolare quando i membri del Consiglio di amministrazione votano mediante mezzi di comunicazione diretta a distanza. Tuttavia, l’atto costitutivo della società o il regolamento del Consiglio di amministrazione possono prevedere diversamente, ad esempio imporre l’obbligo di apporre la firma al verbale da parte di tutti i presenti.
In caso di eventuali domande o dubbi, rimaniamo a Vostra disposizione.
Autore: praticante avvocato Krzysztof Rudiuk
