Le Assemblee dei Soci si svolgono in Polonia:
1) presso la sede della società,
2) in un altro luogo indicato nello statuto della società oppure
3) in un altro luogo approvato da tutti i partner mediante apposito assenso scritto.
L’adozione di una delibera dell’assemblea generale degli azionisti in un luogo al di fuori della Polonia implica che tali delibere potrebbero essere considerate nulle.
Ciò non significa, tuttavia, che le delibere degli azionisti non possano essere decise al di fuori della Polonia. Al contrario, questo è possibile ai sensi dell’art. 227 par. 2 Codice società commerciali (K.s.h.) Ciò si applica alle situazioni in cui le deliberazioni degli azionisti possono essere adottate senza convocare l’Assemblea Generale dei Soci. Conformemente con quanto sopra, si possono approvare delibere senza convocare necessariamente l’assemblea dei soci qualora tutti i soci esprimano il proprio consenso per iscritto approvando la proposta di delibera oppure siano d’accordo per la votazione della delibera. Pertanto, il modo più semplice è far firmare il proprio consenso a tutti i soci sotto il testo dell deliberazione (disposizione). E una firma del genere può essere apposta fuori dal territorio della Polonia.
Il modo descritto di approvazione delle delibere non sarà ammissibile in situazioni in cui le norme di legge o lo statuto richiedono l’approvazione delle delibere in sede di Assemblea Generale. Non vi sono vincoli affinché un tale requisito non venga adottato nel testo dell’atto costitutivo. Per quanto riguarda le prescrizioni di legge, fino a poco tempo fa le delibere la cui approvazione era riservata esclusivamente all’Assemblea Generale dei Soci non potevano essere decise al di fuori dell’Assemblea dei soci. Dal 1 marzo 2019 questo è diventato ammissibile.
Inoltre, dal 3 settembre 2019 è anche possibile partecipare all’assemblea dei soci utilizzando mezzi di comunicazione elettronici.
L’atto costitutivo può consentire la partecipazione all’assemblea con tali mezzi, cosa che comprende in particolare:
1) la trasmissione in tempo reale dell’assemblea dei soci;
2) la comunicazione in entrambe le direzioni in tempo reale, in cui i soci possono intervenire durante l’assemblea dei soci, da luoghi diversi dal luogo in cui si svolge l’assemblea;
3) l’esercizio del diritto di voto in modo diretto ossia personalmente o per procura prima o durante l’assemblea dei soci.
Qualora lo statuto preveda la partecipazione all’assemblea dei soci con mezzi di comunicazione elettronici, la partecipazione dei soci all’assemblea può essere soggetta solo ai requisiti ed eventuali restrizioni necessarie ai fini dell’identificazione del socio e per garantire la sicurezza della comunicazione elettronica
Autore: Jacek Wilczewski, esperto legale
