Obecne czasy, czyli pandemia i różnego rodzaju ograniczenia czy wpływające na pracę firm izolacje i kwarantanny skłoniły wiele przedsiębiorstw do wdrażania nowoczesnych rozwiązań, ograniczających kontakty międzyludzkie. Wśród nich znajduje się między innymi elektroniczna forma podpisu, który okazał się wyjątkowo pożądanym udogodnieniem.
Czym jest podpis w wersji elektronicznej?
Podpis kwalifikowany, czy – dokładniej ujmując – kwalifikowany podpis elektroniczny, to odpowiednik podpisu ręcznego, tyle że nanoszony drogą elektroniczną. Dzięki niemu możliwe jest wdrożenie digitalizacji dokumentów, przyspieszenie wielu procesów w firmie, a także ograniczenie kosztów. W ostatnim czasie tę formę podpisu coraz powszechniej stosuje się w wielu różnych branżach. Z powodzeniem sprawdza się w kontaktach pomiędzy podmiotami biznesowymi a firmami i klientami detalicznymi.
Rozwój branży e-commerce i nie tylko
Pandemia oraz związane z nią ograniczenia i masowe przejście na pracę zdalną sprawiło, że firmy musiały w krótkim czasie znaleźć rozwiązania umożliwiające optymalne funkcjonowanie działalności. Utrudnione były nie tylko kontakty z klientem i podpisywanie umów, ale również kwestie kadrowe, dotyczące pracowników wewnętrznych. Dlatego też wdrożone zostało wygodne rozwiązanie, jakim jest podpis elektroniczny.
Jako że zgodnie z prawem, podpis kwalifikowany jest uważany za równie ważny jak ten wykonany odręcznie – wiele firm postanowiło skorzystać z tej opcji. Warto zaznaczyć, że taka forma podpisu jest regulowana przepisami UE (a dokładniej – unijnym rozporządzeniem eIDAS). Co za tym idzie, jest on uznawany w wielu krajach europejskich, znajdujących się w Unii Europejskiej. To zdecydowanie ułatwia handlowe kontakty pomiędzy firmami zlokalizowanymi w różnych krajach, a także obniża koszty funkcjonowania takiej współpracy.
Dzięki elektronicznej wersji podpisu, można zyskać bardzo wiele. Jest to narzędzie wykorzystywane zarówno wewnątrz firmy (do przesyłania dokumentów pomiędzy poszczególnymi działami itp.), jak i w celu sfinalizowania transakcji zewnętrznych – np. z klientami. Podpis elektroniczny stosuje się dość powszechnie m.in. w sektorze ubezpieczeniowym, a także w bankowości. Dzięki niemu można zaoszczędzić sporo czasu (np. na podróż do klienta czy oczekiwanie, aż dokument dotrze z jednego oddziału firmy do drugiego). Podpis elektroniczny to także pieniędzy (odpadają bowiem koszty drukowania dokumentacji i jej przesyłania). Niewątpliwą zaletą podpisu kwalifikowanego jest również korzyść dla środowiska: brak papierowych wersji dokumentów oznacza zdecydowanie mniejsze zużycie papieru w skali światowej.
Doskonałe rozwiązanie nie tylko dla firm
Z dobrodziejstwa podpisu elektronicznego stopniowo korzystać zaczynają również inne podmioty, nie tylko przedsiębiorstwa. Wśród nich znajdują się choćby niektóre uczelnie wyższe, które wyposażają swoich pracowników w możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów.
Wydaje się, że kwestią czasu jest, nim jeszcze szersza grupa podmiotów zacznie wdrażać możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów. W końcu to rozwiązanie, dzięki któremu można maksymalizować zyski na dwa sposoby:
1. oszczędzając na druku i wysyłce, a ponadto;
2. skracając czas niezbędny do finalizacji transakcji i tym samym – zyskując możliwość pozyskania większej ilości klientów w tym samym czasie.
Czy podpis kwalifikowany jest bezpieczny?
Wiele osób zastanawia się, czy podpis kwalifikowany jest formą bezpieczną. Na szczęście, rozwiązanie to zostało opracowane tak, by uniemożliwić ingerencję w dokument. Podpisem elektronicznym określa się bowiem ciąg unikalnych znaków, które są dołączone do pliku. Po pierwsze umożliwiają one identyfikację osoby, która podpis złożyła. Po drugie – dają pewność, że treść dokumentu nie uległa żadnej zmianie. To sprawia, że podpis tego typu jest bezpiecznym, wygodnym i szybkim rozwiązaniem dla firm i nie tylko. Stopniowo odchodzi się już od tego, że aby dokument był ważny, musi być wydrukowany w dwóch egzemplarzach i podpisany przez obydwie strony.
