I tempi attuali, ovvero la pandemia e i vari tipi di restrizioni o isolamenti e quarantene che influiscono sul lavoro delle aziende, hanno spinto molte imprese a mettere in atto soluzioni moderne limitanti i contatti interpersonali. Tra queste c’è la firma elettronica, la cui modalità si è rivelata una comodità straordinariamente desiderabile.
Che cos’è una firma elettronica?
Una firma qualificata, o – per essere più precisi – una firma elettronica qualificata, è l’equivalente di una firma manuale, ma applicata elettronicamente. Grazie ad essa è possibile implementare la digitalizzazione dei documenti, accelerare molti processi in azienda, nonché ridurre i costi. Nell’ultimo periodo questa modalità di firma è stata sempre più utilizzata in molti settori diversi, sia nei contatti tra soggetti commerciali sia tra aziende e clienti al dettaglio.
Sviluppo del settore dell’e-commerce e non solo
La pandemia nonché le relative limitazioni e il massiccio passaggio al lavoro a distanza, hanno costretto le aziende in breve tempo a trovare soluzioni che consentissero il funzionamento ottimale delle loro operazioni. Sono stati difficili non solo i contatti con il cliente e le firme dei contratti, ma anche le questioni inerenti l’HR relative ai dipendenti interni. Pertanto, è stata implementata una soluzione conveniente, ovvero la firma elettronica.
Poiché, a norma di legge, la firma qualificata viene considerata importante quanto quella scritta a mano- molte aziende hanno deciso di utilizzare questa opzione. Vale la pena di notare che questa modalità di firma è regolata dalle norme dell’UE (più precisamente – il decreto eIDAS dell’UE). Di conseguenza, è riconosciuta in molti paesi europei situati nell’Unione Europea. Ciò facilita sicuramente i contatti commerciali tra aziende situate in paesi diversi e riduce anche i costi di funzionamento di tale cooperazione.
Grazie alla versione elettronica della firma, si può guadagnare molto. È uno strumento utilizzato sia all’interno dell’azienda (per inviare documenti tra i singoli reparti ecc.) sia per finalizzare transazioni esterne – ad esempio con i clienti. La firma elettronica è usata abbastanza comunemente, tra l’altro sia nel settore assicurativo sia in quello bancario. Grazie ad essa si risparmia molto tempo (es. in un viaggio dal cliente o nell’attesa che il documento arrivi da una filiale all’altra dell’azienda), oltre che denaro (in quanto vengono eliminati i costi di stampa e l’invio della documentazione). L’indubbio vantaggio della firma qualificata è anche un beneficio per l’ambiente: la mancanza di versioni cartacee dei documenti significa decisamente meno consumo di carta a livello mondiale.
Una soluzione perfetta non solo per le aziende
Altri soggetti, non solo le imprese, stanno gradualmente iniziando a utilizzare i vantaggi della firma elettronica. Tra questi ci sono, ad esempio, alcune università che offrono ai propri dipendenti la possibilità di firmare i documenti in formato elettronico.
Sembra che sia solo questione di tempo che si allarghi il numero di soggetti che inizieranno ad implementare la possibilità di firmare i documenti elettronicamente. Dopotutto, è una soluzione che consente di massimizzare i profitti in due modi: principalmente risparmiando su stampa e spedizione, e inoltre – riducendo il tempo necessario per completare la transazione e al tempo stesso – guadagnando l’opportunità di attirare più clienti contemporaneamente .
La firma qualificata è sicura?
Molte persone si chiedono se una firma qualificata sia un modulo sicuro. Fortunatamente, questa soluzione è stata progettata per impedire la manomissione del documento. Per firma elettronica si intende una sequenza di caratteri univoci allegati al file e, in primo luogo, consentono l’identificazione della persona che lo ha firmato e, in secondo luogo, garantiscono che il contenuto del documento non venga cambiato in alcun modo. Questo rende questo tipo di firma una soluzione sicura, conveniente e veloce per le aziende e non solo. Risulta sempre più desueta la prassi che prevede che, per essere valido, un documento debba essere stampato in duplice copia e firmato da entrambe le parti.
