Per rendere più rigoroso il sistema fiscale, il legislatore polacca ha deciso di introdurre l’obbligo di emissione e ricezione di fatture strutturate, il che comporta sfide ai contribuenti polacchi, sia dal punto di vista sostanziale sia per quanto riguarda la fornitura di sistemi. Non è facile passare dalle fatture tradizionali alle fatture elettroniche strutturate.
Soprattutto, occorre tenere presente che le autorità fiscali possono aspettarsi che i contribuenti raccolgano un catalogo di dati più ampio rispetto al passato, che potrebbero non essere disponibili o semplicemente difficili da reperire e completare.
Le aziende devono provvedere affinché il processo di fatturazione sia automatizzato e ordinato, in modo da evitare irregolarità che, in caso di errore, saranno visibili nel sistema. Il passaggio alla fatturazione elettronica richiede inoltre che le aziende siano organizzate e ben preparate, non solo dal punto di vista tecnico (che può consistere, ad esempio, nella ricostruzione dei sistemi esistenti), ma anche in termini di processi interni.
KSeF, ossia il Sistema nazionale di fatturazione elettronica, è un programma informatico nazionale grazie al quale è possibile emettere, inviare e ricevere fatture elettroniche strutturate. Una fattura strutturata è in altre parole una fattura elettronica che contiene le informazioni specificate nella normativa e che è salvata in un formato elettronico prefissato. La supervisione della gestione del KSeF sarà esercitata del Responsabile dell’Amministrazione fiscale nazionale, che agirà anche come titolare dei dati contenuti nel sistema.
A partire dal 2022 la fatturazione elettronica introdotta da KSeF è facoltativa e funziona come una delle varie forme di fatturazione disponibili (fattura cartacea tradizionale, trasmessa per posta o come scansione via e-mail, e fattura elettronica, ossia fattura in forma elettronica trasmessa in qualsiasi tipo di file).
A partire dal 1° luglio 2024 i soggetti passivi dell’IVA stabiliti in Polonia saranno, di norma, obbligati ad emettere fatture esclusivamente tramite KSeF. L’obbligo si applicherà anche alle entità straniere che hanno una stabile organizzazione ai fini IVA nel territorio della Polonia ai sensi delle norme di legge sull’IVA.
La fattura strutturata è una forma standardizzata di fatture elettronica, valida per lo scambio di documenti in KSeF. Secondo le informazioni contenute nel Deposito centrale di modelli dei documenti elettronici (CRWDE) sulla piattaforma ePUAP, essa ha un formato xml con la struttura logica della fattura elettronica FA(1). In definitiva, questo sarà l’unico formato di fattura accettabile.
La fattura strutturata contiene tutte le informazioni rilevanti sia per i contribuenti, che per il Ministero delle Finanze. In questo modo il suo formato intende escludere ogni errore che si si verificavano finora relativi alla fatturazione.
Una volta inviati i dati al sistema, ad ogni fattura elettronica sarà attribuito un numero identificativo univoco, quindi sarà verificata la conformità dei dati al modello di fattura strutturata applicabile. La fattura strutturata sarà considera emessa e consegnata al momento di assegnazione del numero identificativo.
Vantaggi per i contribuenti della registrazione delle fatture in KSeF
- standardizzazione della fattura elettronica: d’ora in poi ci sarà un modello e un formato unico, il che permetterà di evitare errori e irregolarità fiscali che si sono verificate finora
- rimborsi IVA più rapidi: invece di 60 giorni, il tempo di attesa al rimborso è stato ridotto a 40 giorni
- tutti i documenti emessi saranno archiviati per un periodo di 10 anni, quindi non ci sarà più l’obbligo di raccoglierli in versione cartacea
- accesso facilitato alle fatture – dopo aver effettuato il login al sistema, troveremo facilmente il documento che ci interessa. In questo modo sarà eliminato il problema dei documenti „persi” e no ricevuti, che finora non arrivavano al cliente per posta tradizionale o finivano nello spam delle e-mail
- meno dati da inviare
L’utilizzo di KSeF comporta la necessità di adattare i propri sistemi informatici e, in particolare, il software di contabilità. La questione più importante è verificare che il sistema in uso disponga di un campo per l’inserimento dei dati necessari per una fattura strutturata. Un altro punto importante è collegare il proprio sistema a KSeF e effettuare i test dell’intero processo in tutte le sue fasi, come, tra l’altro, l’emissione di fatture e la verifica dei dati.
Per facilitare l’intero processo il Ministero delle Finanze ha pubblicato una struttura logica di prova del sistema. Anche i fornitori di software esteri possono accedere alla documentazione della struttura in lingua inglese.
Attualmente sono in corso i lavori di redazione di una brochure informativa per la versione finale dello schema XML per la fattura elettronica FA(2) e della documentazione tecnica dettagliata.
