4 sierpnia 2023 r. została podpisana przez Prezydent RP ustawa wprowadzającą obowiązek wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obecnie ustawa oczekuje na publikację w Dzienniku Ustaw, jest to ostatni etap procesu legislacyjnego- następnie stanie się obowiązującym aktem prawnym od 1 lipca 2024 r.
System wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych obowiązuje już w części krajów Unii Europejskiej.
Polski ustawodawca w celu uszczelnienia systemu podatkowego postanowił wprowadzić obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w postaci obligatoryjnej co wiąże się z wyzwaniami dla podatników polskich., zarówno merytorycznie, jak i przy dostawaniu systemów. Nie jest to bowiem łatwe przejście z dotychczasowych faktur na e-faktury ustrukturyzowane.
Przede wszystkim należy liczyć się z tym , że władze skarbowe będą oczekiwać od podatników zgromadzenia obszerniejszego niż do tej pory katalogu danych, które mogą być niedostępne lub zwyczajnie trudne do zlokalizowania i skompletowania.
Przedsiębiorcy muszą zadbać o to, by proces fakturowania przebiegał w sposób zautomatyzowany i uporządkowany, aby uniknąć nieprawidłowości, które, w razie pomyłki, będą widoczne w systemie. Przejście na fakturowanie w formie elektronicznej wymaga też od firm organizacji i dobrego przygotowania w kwestii nie tylko technicznej (mogącego polegać na przykład na przebudowie istniejących systemów) ale też procesów wewnętrznych.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest ogólnokrajowym programem informatycznym, dzięki któremu możliwe są wystawianie, przesyłanie i odbiór elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to inaczej faktura elektroniczna, która zawiera określone w przepisach informacje i zapisana w ustalonym odgórnie formacie elektronicznym. Nadzór nad prowadzeniem KSeF obejmie szef Krajowej Administracji Skarbowej, który będzie też pełnił funkcję administratora zawartych w systemie danych.
Od 2022 roku wprowadzone e-fakturowanie przez KSeF jest nieobowiązkowe i funkcjonuje jako jedna z kilku dostępnych form fakturowania (tradycyjna faktura papierowa, przekazywana pocztą lub jako skan drogą mailową, oraz e-Faktura, czyli faktura w formie elektronicznej, przekazywana w dowolnym rodzaju pliku).
Od 1 lipca 2024 r. czynni podatnicy VAT z siedzibą w Polsce będą co do zasady zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie przez KSeF. Obowiązek będzie również dotyczyć zagranicznych podmiotów, które posiadają na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności w rozumieniu przepisów o VAT.
Faktura ustrukturyzowana to ustandaryzowana forma e-Faktury, która obowiązuje w ramach wymiany dokumentów w KSeF. Zgodnie z informacjami zawartymi w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) w stronie ePUAP, posiada ona format xml ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1). Docelowo będzie to jedyny dopuszczalny format faktury.
Faktura ustrukturyzowana zawiera w sobie wszystkie istotne informacje zarówno dla podatników, jak i Ministerstwa Finansów. W ten sposób jej format ma wykluczyć wszelkie pojawiające się do tej pory pomyłki związane z wystawianiem faktur.
Po wysłaniu danych do systemu każda e-faktura otrzyma unikalny numer identyfikujący, następnie zweryfikowana pod kątem zgodności danych z obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.
Korzyści płynące dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF
- standaryzacja e-Faktury- od tej pory będzie istniał jeden wzór oraz format, co pozwoli uniknąć wielu dotychczas pojawiających się pomyłek oraz nieprawidłowości podatkowych
- szybszy zwrot podatku VAT – zamiast 60 dni ich czas oczekiwania został skrócony do 40.
- wszystkie wystawione dokumenty będą archiwizowane przez okres 10 lat, zatem nie będzie obowiązku gromadzenia ich w formie papierowej
- łatwiejszy dostęp do faktur – po zalogowaniu się do systemu, bez problemu odnajdziemy interesujący nas dokument. W ten sposób wyeliminowany zostanie problem „zaginionych” i nie otrzymanych dokumentów, które do tej pory nie docierały do kontrahenta tradycyjną pocztą lub trafiały do spamu mailowego.
- mniej danych do wysyłania
Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.
W celu ułatwienia całego procesu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu. Dostawcy oprogramowania spoza naszego kraju mają też dostęp do dokumentacji struktury w języku angielskim.
Obecnie trwają prace nad broszurą informacyjną dla finalnej wersji schemy XML dla e-faktury FA(2) oraz nad szczegółową dokumentacją techniczną.
