L’idea di digitalizzare i documenti e di rinunciare gradualmente all’archiviazione di versioni cartacee di contratti con i clienti o di vari tipi di documentazione sta gradualmente entrando in un numero crescente di imprese. È una soluzione che porta una serie di vantaggi reali, come ad esempio la riduzione dei costi o l’ottimizzazione dei singoli processi.
Qual è l’idea paperless?
Sebbene il concetto stesso di paperless sia apparso negli anni ‘70, per il suo sviluppo dinamico, ha dovuto attendere “solo” mezzo secolo. La pandemia di coronavirus e i relativi lockdown, nonché una significativa riduzione degli incontri interpersonali, hanno portato le imprese a cercare soluzioni grazie alle quali le loro attività potessero ancora funzionare nonostante l’impossibilità di effettuare incontri reali con i clienti.
L’idea paperless è l’eliminazione totale o parziale delle versioni cartacee di vari tipi di documenti. Le attività volte a ridurre il numero di stampe e versioni cartacee dei documenti nelle aziende hanno diversi obiettivi che oggi sarebbe difficile sopravvalutare.
Quali soluzioni possono essere implementate nell’ambito dell’idea paperless?
L’idea paperless può includere una serie di attività, grazie alle quali si potrà limitare il numero di documenti cartacei nell’impresa. Le opzioni disponibili includono:
- trasferimento di documenti su server e utilizzo di varianti cartacee – questa è la cosiddetta digitalizzazione dei documenti, che consiste nella scansione graduale di tutta la documentazione aziendale e nel suo trasferimento su cloud. Questa soluzione viene solitamente implementata in due modi: da un lato, l’azienda rinuncia all’archiviazione di documenti in formato cartaceo a partire da un momento specifico, sostituendoli con un modulo digitale, e dall’altro si ha un trasferimento graduale dei singoli file precedentemente archiviati in forma tradizionale, ai server, in forma digitale;
- implementazione delle fatture online – molte aziende decidono di inviare la fattura in formato digitalizzato per servizi o merci anzichè aggiungere al pacco la sua versione cartacea. La fattura elettronica consente un notevole risparmio di tempo nonché di denaro;
- la possibilità di firmare contratti elettronicamente – una soluzione che consente la completa implementazione dell’idea paperless. Mentre per la firma tradizionale dei documenti occorre prima effettuarne una stampa e inviarla per la firma ad entrambe le parti, e solo successivamente si potrà procedere al loro trasferimente sui server online, nel caso della firma elettronica, si ha immediatamente la forma digitale del contratto;
- l’invio di brochure o cataloghi in modo online – questa è un’altra possibilità per implementare l’idea del paperless: invece di stampare complessi cataloghi, essi possono essere creati in formato elettronico e quindi inviati ai destinatari.
Vantaggi del rinunciare ai documenti cartacei
La digitalizzazione dei documenti offre una serie di vantaggi che non possono essere sopravvalutati. Pertanto perché vale la pena di considerare la digitalizzazione della documentazione aziendale?
1. Significativo risparmio di denaro. Non è necessario acquistare carta, toner o riparare stampanti e questo genera enormi risparmi all’anno. Molte aziende, che finora stampavano decine di migliaia di pagine di documenti all’anno, hanno registrato un notevole calo delle spese;
2. Tutela dell’ambiente. Grazie alla digitalizzazione dei documenti si può anche dare un contributo concreto al miglioramento delle condizioni del pianeta. La diminuzione della domanda di carta significa una produzione ridotta, che a sua volta fa sì che l’abbattimento degli alberi diminuisca. Inoltre, non sporchiamo il pianeta con documenti cartacei scaduti;
3. Semplificazione dei processi in azienda. In precedenza, il processo della firma del documento fra due (o più) persone richiedeva l’invio dello stesso ai rispettivi soggetti, e questo richiedeva tempo. L’opzione della firma del documento in forma elettronica fa sì che il tutto impieghi esattamente il tempo necessario per deporre la firma su un apposito dispositivo;
4. Aumentare i profitti. La digitalizzazione dei documenti è anche un’opportunità per aprirsi a nuovi mercati o per aprirsi a clienti e facilitare molti processi. Ciò si traduce nell’accesso a un gruppo più ampio di persone, nonché in un maggiore interesse per servizi o beni.
Come si può vedere, l’idea paperless può portare molti vantaggi all’azienda. Tuttavia, vale la pena di ricordare che il processo deve essere eseguito con attenzione, altrimenti i vantaggi sopra descritti potrebbero rivelarsi difficili da ottenere se non addirittura irraggiungibili.
