Idea paperless polega na digitalizacji dokumentów i stopniowej rezygnacji z przechowywania papierowych wersji umów z klientami lub różnego rodzaju dokumentacji. To rozwiązanie stopniowo wkracza do coraz większej ilości przedsiębiorstw. Stosowanie idei paperless przynosi szereg realnych korzyści, takich jak obniżenie kosztów czy optymalizacja poszczególnych procesów.
Czym jest idea paperless?
Choć sama koncepcja paperless pojawiła się w latach 70. ubiegłego wieku, na swój dynamiczny rozwój musiała poczekać „zaledwie” pół wieku. Pandemia koronawirusa i związane z nią lockdowny oraz zdecydowane ograniczenie spotkań międzyludzkich – wszystko to sprawiło, że przedsiębiorstwa zaczęły poszukiwać rozwiązań, dzięki którym ich biznesy wciąż mogły funkcjonować pomimo braku możliwości przeprowadzania realnych spotkań z klientami.
Idea paperless polega na całkowitym lub częściowym wyeliminowaniu papierowych wersji różnego rodzaju dokumentów. Działania zmierzające do zmniejszenia ilości wydruków i papierowych wersji dokumentów w firmach mają kilka celów, które w obecnych czasach są nie do przecenienia.
Jakie rozwiązania można wdrożyć w ramach idei paperless?
Idea paperless może obejmować szereg działań, dzięki którym ograniczona zostanie ilość papierowych dokumentów w przedsiębiorstwie. Wśród dostępnych opcji można wyróżnić:
- przeniesienie dokumentów na serwery i utylizacja wariantów papierowych – jest to tzw. digitalizacja dokumentów, która polega na stopniowym skanowaniu wszelkiej dokumentacji przedsiębiorstwa i przenoszeniu jej do chmury. To rozwiązanie z reguły jest wdrażane dwutorowo: z jednej strony firma rezygnuje z przechowywania papierowych dokumentów od określonego momentu, zastępując je formą cyfrową, a z drugiej – dochodzi do stopniowego przeniesienia poszczególnych plików wcześniej przechowywanych w tradycyjnej formie – na serwery, w formie cyfrowej;
- wdrożenie faktur online – wiele firm decyduje się na przesyłanie cyfrowej formy faktury za usługi czy towary zamiast dodawania do paczki jej papierowej wersji. E-faktura to spora oszczędność czasu, a także pieniędzy;
- możliwość elektronicznego podpisywania umów – to rozwiązanie, które pozwala na całkowite wdrożenie idei paperless. O ile podpisując dokumenty tradycyjnie, trzeba je najpierw wydrukować i przekazać do podpisu obydwu stronom, a dopiero później – przenieść na serwery online, o tyle w przypadku podpisu elektronicznego umowa od razu ma formę cyfrową;
- przesyłanie broszur czy katalogów w formie online – to kolejna możliwość wdrażania idei paperless: zamiast drukować obszerne katalogi, można stworzyć je w formie elektronicznej i w ten sposób rozesłać do odbiorców.
Korzyści płynące z rezygnacji z papierowych dokumentów
Digitalizacja dokumentów niesie za sobą szereg zalet, które trudno jest przecenić. Dlaczego zatem warto rozważyć digitalizację dokumentacji firmowej?
1. Zdecydowana oszczędność pieniędzy. Brak konieczności zakupu papieru, tonerów czy naprawy drukarek generuje ogromne oszczędności w skali roku. Wiele przedsiębiorstw, które do tej pory drukowały dziesiątki tysięcy stron dokumentów rocznie – zauważyło zdecydowany spadek wydatków;
2. Ochrona środowiska. Dzięki digitalizacji dokumentów, można również w realny sposób przyczynić się do poprawy stanu planety. Zmniejszony popyt na papier oznacza obniżoną produkcję, a to z kolei – sprawia że wycinka drzew spada. Dodatkowo, nie zaśmiecamy planety dokumentami papierowymi, które straciły ważność;
3. Usprawnienie procesów w firmie. Wcześniej proces podpisania dokumentu przez dwie (lub więcej) osób wymagał przesłania go pomiędzy poszczególnymi podmiotami, co wymagało czasu. Opcja podpisania dokumentu w formie elektronicznej sprawia, że całość zajmuje dokładnie tyle, ile trwa podpisanie się na specjalnym urządzeniu;
4. Zwiększenie zysków. Digitalizacja dokumentów to także możliwość otworzenia się na nowe rynki czy otworzenie się na klienta i ułatwienie wielu procesów. To przekłada się na dostęp do szerszego grona osób, a także większe zainteresowanie usługami czy towarami.
Jak widać, idea paperless może przynieść wiele korzyści firmie. Warto jednak pamiętać, że proces musi być przeprowadzony w sposób przemyślany – w innym przypadku opisane powyżej korzyści mogą okazać się trudne do uzyskania lub wręcz nieosiągalne.
