Come organizzarsi e quali strade prendere in tempi di crisi dove la comunicazione deve essere rapida, coerente e coprire il maggior numero possibile di aspetti del problema? Dobbiamo tener conto di alcune regole che ci aiutino a snellire le procedure, salvaguardare i dipendenti e il lavoro futuro.
Passaggio 1. Creare uno staff di gestione delle crisi
Il team anti-crisi deve essere costituito da un gruppo relativamente piccolo di persone (da 4 a 7 persone) a seconda delle dimensioni dell’azienda. È importante che includa qualcuno del consiglio di amministrazione con poteri decisionali, una persona che si occupa di comunicazione, risorse umane e SSL con conoscenza del problema.
L’unica comunicazione che arriva a dipendenti o appaltatori dell’azienda dovrebbe provenire da questa fonte. I messaggi devono essere controllati, affidabili, brevi, firmati (con fermezza) dai membri più importanti della direzione.
Passaggio 2. Scegliere il canale di comunicazione con i dipendenti
Sono la risorsa più importante dell’azienda e i compiti del datore di lavoro includono la loro protezione e l’accesso alle informazioni. È importante che il canale di comunicazione selezionato sia accessibile a tutti e consenta di aggiornare regolarmente le informazioni. È meglio optare sia per l’opzione fisica (lavagna) nell’azienda sia per quella virtuale (sito Web, mailing, intranet, social media). Se la situazione è dinamica, è meglio informarsi regolarmente su una base incompleta piuttosto che attendere le risposte a tutte le domande.
Passaggio 3. Rispondere alle esigenze di informazione di clienti e fornitori
Determinare quali problemi dovrebbero essere chiariti ai clienti, il che solleva i loro maggiori dubbi e cosa può influenzare la loro attività. Calmati, offri aiuto anche nei canali di comunicazione ampiamente disponibili. In questo modo, non solo ti prendi cura degli attuali clienti, ma acquisisci anche quelli futuri. Assicurarsi che i messaggi non siano di natura commerciale. Ora è il momento dell’empatia e dell’equilibrio. In relazione a subappaltatori e partner commerciali, fornire sempre informazioni affidabili su come la crisi influisce sulla vostra attività e quindi sulla loro situazione. Informare su come la tua azienda protegge dagli effetti della crisi. Nota le modifiche relative a riunioni, eventi, viaggi di lavoro programmati.
Anticipare e agire. Non aspettare che la situazione ti sorprenda. Osservare le attività del governo. Mettiti in contatto con le autorità locali, i media locali. Controlla cos’altro puoi fare. Forse la tua azienda può aiutarti fornendo assistenza materiale o finanziaria.
Anche se l’ulteriore sviluppo della situazione è incerto e le condizioni cambiano rapidamente, il silenzio comunicativo è la cosa peggiore che puoi fare.
Fonti: PRdaily, workforce.com, HBR,org