I numeri non mentono – negli ultimi anni la Polonia è diventata uno dei migliori paesi europei dove investire. Vuoi fare affari con i polacchi? Culture.pl presenta l’unica e sola guida definitiva al galateo nel mondo degli affari polacco.
25 anni di inarrestabile crescita economica, un grande mercato e rapido miglioramento dell’infrastruttura hanno portato ad un vero e proprio boom degli investimenti di capitale estero e alla prosperità della Polonia. Tuttavia ci vuole qualcosa di più dei soli indicatori macroeconomici per trovare un buon partner straniero con cui stringere un alleanza d’affari. Sarebbe utile conoscere alcune usanze d’obbligo per concludere affari in Polonia.
Ricerca di partner commerciali
I polacchi raramente fanno affari con persone che non conoscono personalmente. È per questo motivo che di solito c’è bisogno di organizzare un incontro faccia a faccia, anche se tutti i dettagli necessari potrebbero essere trattati e concordati per telefono o via e-mail. In definitiva queste invenzioni di per sé non costruiscono un certo livello di fiducia che è necessario ed è raggiungibile solamente mediante l’incontro dell’altra persona. Se proponi una nuova joint venture, sarai molto probabilmente invitato ad andare in Polonia. E quanto più informale e amichevole risulterà il Vs primo incontro tanto meglio sarà per Voi!
I Polacchi tendono ultimamente sempre di più a fare affidamento alle raccomandazioni, quindi se hai dei conoscenti polacchi, non esitare a chiedere se conoscono qualcuno del Tuo ramo da raccomandare. Se non conosci nessuno, inizia con piccoli passi ma cerca di fare un lavoro memorabile e incisivo. Puoi essere certo che la buona parola si diffonderà.
Se Volete collaborare con una grande impresa non scoraggiatevi qualora vi facessero incontrare in prima battuta personale di più modesto grado. Le grandi aziende polacche sono strutturate in modo analogo ai gruppi aziendali occidentali. Per cui potrebbe volerci più tempo per raggiungere la persona in grado di firmare l’accordo che si desidera stipulare.
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L’Incontro e i saluti convenevoli
Cercate di essere puntuali. Se riusciste ad organizzare un incontro con le persone a cui tenete molto, pianificate i vari punti dell’incontro con anticipo per essere sicuri che non di verifichino inaspettati ritardi o imprevisti. Potrà capitare di incontrare un Polacco “lento” cioè in ritardo, ma la regola generale è di essere presenti nel momento giusto al posto giusto in modo da non infastidire le persone sensibili al fattore della puntualità … e vi assicuro che ce ne sono tantissimi!
Una stretta di mano con un sorriso cortese è lo standard vigente sia per uomini e donne. A differenza di un incontro più informale, le usanze nel mondo del business sono sempre le stesse. Siate particolarmente attenti alle signore che potrebbero tenderVi la mano per una stretta di mano, oppure, semplicemente ed educatamente, farVi un cenno di saluto.
Il baciamano delle donne era un usanza ancora praticata alcuni anni fa, ma ora sta scomparendo in quanto considerata fuori moda e, addirittura, viene da alcune persone derisa, pertanto Vi consigliamo di non insistere su questo punto!
Il meglio sarà di non cercare a baciare nessuno. Il bacio di saluto sulla guancia fra uomini ( benché tuttora ancora molto diffuso in alcuni paesi dell’Europa dell’Est) è piuttosto raro in Polonia (ricordano ai Polacchi alcune usanze sovietiche) e potrebbero essere imbarazzanti per i Vostri partner in affari.
Da qui la regola d’oro n.1 – niente baci !
Utilizzate le appropriate forme di cortesia (Lei/Lui). All’inizio della riunione, la persona ospitante vorrà sicuramente presentarvi ai suoi colleghi. Anche se l’ospitante nel rivolgersi a queste persone non utilizzerà le forme “Lei” o “Voi”, la regola non Vi riguarderà e sarà meglio evitare di dare del “tu” rivolgendovi a queste persone,a meno che non siano loro esplicitamente a chiedervelo. I polacchi, nei rapporti formali si attengono di norma alle regole di cortesia, mantenendo i rispettivi titoli onorifici e rivolgendosi alle persone precedono il cognome col titolo oppure semplicemente aggiungendo “signor/signora”.
Situazioni di imbarazzo possono succedere qualora alcune persone pretendano o auspicano di essere chiamate col rispettivo titolo accademico o professionale. I margini di utilizzo o meno di queste formalità non sono ben delimitati per cui è consigliabile di utilizzarle sempre, specie quando si ha a che fare con professori universitari, dottorandi di ricerca, altre persone che ricoprono posti importanti nel settore dell’ istruzione, e con la stragrande maggioranza di alti funzionari pubblici (specialmente se lavorano nella diplomazia), medici e sacerdoti.
I presenti sono ben visti ma non bisogna esagerare. Dare un regalo è un atto puramente simbolico. In Polonia ormai da anni si lotta contro il malcostume della corruzione, d’altronde retaggio dei tempi passati sotto il regime comunista, pertanto il fatto di regalare oggetti preziosi potrebbe essere interpretato perlomeno in modo ambiguo.
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Conoscere i propri partner in affari
Regola d’oro no. 2 – mai sottovalutare l’importanza di una chiacchierata. Dopo il saluto del benvenuto e breve visita dell’azienda arriva il momento di fare conoscenza. Ricordate che uno degli scopi più importanti della riunione è quello di intrecciare le fondamenta del vostro rapporto con il futuro partner in affari, pertanto lasciate decidere al vostro partner la durata della chiacchierata. Siate tuttavia attenti perché potrebbe succedere che improvvisamente si passi a questioni più specifiche.
Non ti vantare. I Polacchi cercano l’onestà, l’affidabilità, l’integrità personale, e l’esperienza. Mettere in mostra grande autostima o fiducia in sé potrebbe non essere una buona idea. Ai Polacchi non piace lodare se stessi; la millanteria è considerata un vizio e quando gli viene chiesto direttamente di raccontare la loro storia di successo sono spesso suscettibili a rispondere con grande modestia, quasi sottovalutando i propri successi.
Essi credono che se si è bravi abbastanza non c’è bisogno di dirlo a tutti. Le vostre azioni dovrebbero parlare per voi. Spendere qualche parola gentile sulla Polonia così come imparare una
frase o due in polacco è un buon metodo per rompere il ghiaccio. Non sorprendetevi se vi vengono poste alcune domande sulla vs famiglia. Non è perché i polacchi siano particolarmente invadenti, ma perché la vita di famiglia è molto importante per la maggior parte di loro e parlare del coniuge, dei figli o della vacanza con la famiglia lo scorso anno è considerato come cosa assolutamente normale.
Secondo un recente sondaggio, la vita familiare è di gran lunga il valore più importante per i polacchi addirittura prima della salute, dell’onestà, o della carriera di successo o della pace.
Regola d’oro no. 3 – non tentate di parlare di politica, religione o di questioni sociali – perchè probabilmente rischiate di arrivare in un punto di non ritorno.
Passiamo gli affari
Indipendentemente dal fatto che tutto proceda più o meno ufficialmente, al primo o successivo incontro, la chiaccherata alla fine si trasformerà in un serio discorso di business. I polacchi credono di essere onesti e concreti comunicatori.
Tuttavia, è possibile che si riscontri una certa dose di diplomazia e “giri di parole” a seconda del fatto che vi conosciate già o non ancora.
Diciamoci la verità. Il Business dev’essere fatto con grande attenzione, ma anche con una certa riserva. Di solito c’è poco spazio per i sorrisi superficiali e scherzi. A differenza dei paesi dell’Europa meridionale, dove si ottiene un atmosfera amichevole ed entusiasta abbastanza facilmente, si dovrà impiegare più tempo e fatica per passare da un momento formale ad uno stile più informale.
Mai venire senza dati concreti. Per convincere i partner polacchi della vostra affidabilità e redditività della vostra offerta uno si dovrebbe sempre presentare con i giusti numeri, risultati di ricerche o previsioni ben fondate. I polacchi apprezzano molto i fatti e la concretezza; le loro decisioni sono raramente puramente emozionali (anche se le loro prime reazioni potrebbero farlo pensare).
I polacchi tendono a evitare il rischio, fate in modo di presentare il vostro affare come una scelta sicura. È meglio accennare lievemente ai rischi, piuttosto che lontani guadagni ipotetici., qualora non decidessero di collaborare.
Non siate troppo aggressivi. Gli imprenditori polacchi sono negoziatori “docili” medio-duri. Non sono molto inclini a prendersi eccessivi rischi, spingendo l’accordo al limite o giocare al ‘prendere o lasciare’. Ritengono che visto che già hanno dedicato il loro tempo a negoziare entrambe le parti vogliano finalizzare l’accordo, e l’intesa che soddisfi entrambi è solamente questione di tempo e negoziati.
La cosa può essere più difficile, quando si ha a che fare per concludere affari con persone che non siano propriamente dei businessmen ma artisti, attivisti sociali, dipendenti di istituzioni culturali, ecc. Il vecchio detto inglese recita che ‘I gentiluomini non parlano mai di soldi’ ed è molto popolare in Polonia e questo fatto potrebbe rendere la negoziazione leggermente più difficile. Comunque Tieni duro, sii paziente e non abbandonare i negoziati.
Riassumete l’incontro in forma scritta e trasmettetelo ai vostri partner. Potrebbero sforzarti a fare questo, ma ad ogni modo, tutto ciò che è stato detto durante il processo di negoziazione dovrebbe essere scritto e così presentato a entrambe le parti prima di procedere nel processo. Gli accordi verbali sono molto rari e quasi mai si sostituiscono a quelli scritti.
Ci vuole quasi sempre più di un incontro per avere il contratto firmato e sigillato. Anche se le cose sono preparate anche nei minimi dettagli ci vorrà di norma un altro incontro per la firma vera e propria dell’accordo.
Lo scopo è di fornire a entrambe le parti il tempo necessario per poter riflettere ulteriormente sull’affare e per preparare i documenti. Il tentativo di voler velocizzare questo processo potrebbe essere recepito male dal partner che potrebbe spazientarsi o diventare addirittura sospettoso.
Saluti di addio
Potrai facilmente giudicare se hai avuto successo osservando il comportamento dei vostri partner durante i convenevoli mentre vi salutate. Più ti sembreranno rilassati mantenendo un buon contatto visivo meglio sarà per voi. La conclusione del primo incontro è anche il momento in cui in Polonia si scambiano i relativi biglietti da visita, quindi, non dimenticateveli per l’incontro.
Autore: Wojciech Oleksiak, culture.pl
