A partire dal 1° ottobre 2023, le singole unità possono iniziare il lavoro di inventario. Quando si pianifica tale lavoro, bisogna correlarlo alla necessità di stipulare un contratto di revisione dei conti. Il direttore dell’unità interessata deve stipulare tale contratto con il revisore dei conti in tempo utile per consentirgli di partecipare all’inventario. Il direttore è responsabile dello svolgimento del processo di inventario sotto forma di inventario fisico. Nel caso di un organo composto da più membri, la responsabilità è di tutti i membri.
Aspetti formali e tecnici
La legge sulla contabilità non disciplina gli aspetti formali e tecnici legati alla realizzazione di un inventario.
Suggerimenti al riguardo sono contenuti nell’Opinione del Comitato per gli Standard Contabili del 20 luglio 2016. (Gazzetta Ufficiale del Ministero delle Finanze, voce 55).
Compiti del direttore dell’unità soggetta a inventario
- nominare la commissione d’inventario ed il suo presidente,
- emettere un ordine di inventariazione che specifichi l’oggetto e le date connesse all’inventario,
- comunicare tali date al revisore dei conti,
- supervisionare l’inventario e la contabilizzazione dei suoi risultati.
Ambito della documentazione d’inventario
Le disposizioni relative all’inventario fisico rientrano nei regolamenti interni.
Possono essere documenti:
- correnti – emessi ogni volta prima di effettuare l’inventariazione
- permanenti – affrontano questioni che si ripetono annualmente.
È possibile limitare le regolamentazioni interne all’ordine che il direttore dell’unità emette in materia di inventario fisico. Tuttavia, è consigliabile redigere un programma di inventario fisico con le relative istruzioni.
L’ordine di effettuare l’inventariazione viene emesso dal responsabile dell’unità.
Un programma di inventario fisico aggiornato rende più facile distinguere le varie aree di registrazione.
La planimetria situazionale è una mappa della superficie occupata dall’unità. Contiene l’indicazione della posizione, opportunamente etichettata, di stoccaggio dei diversi tipi di scorte di cui dispone l’unità e i nomi dei relativi responsabili.
Il programma d’inventariazione comprende l’elenco delle aree d’inventario, le date in cui verrà effettuato l’inventario fisico e i nomi delle squadre di inventariazione che lo effettueranno.
Istruzioni per l’inventario
Le istruzioni per l’inventario hanno lo scopo di facilitare l’organizzazione e la conduzione dell’inventario, la selezione delle attività di inventario opportune, adeguate alla situazione. Si tratta di una sola istruzione generale o di diverse istruzioni destinate:
- ai membri della commissione d’inventario. Vi compaiono in particolare i principi di funzionamento della commissione e la nomina delle squadre di registrazione, eventualmente dei controllori d’inventario, le loro responsabilità, la suddivisione in aree di inventario, le semplificazioni o le procedure specifiche adottate nella socjeta in relazione all’effettuazione dell’inventario fisico, la descrizione della documentazione d’inventario, i principi di risoluzione delle differenze d’inventario, le modalità di conservazione dei documenti,
- le squadre di inventario. Contengono spesso istruzioni che spiegano come effettuare l’inventario separatamente per ogni tipo di scorta (in particolare se le quantità sono determinate a titolo di stima).
Commissione per l’inventario
Compiti della commissione:
- organizzare l’inventario delle scorte attraverso attraverso la registrazione dei beni fisici,
redigere l’inventario, - spiegare l’insorgere di eventuali differenze riscontrate e presentare al direttore dell’unità una proposta di soluzione per eliminarle.
L’inventario può essere svolto da una commissione di inventario, nominata separatamente dal direttore dell’unità, e su richiesta di questa, anche da squadre di registrazione omogenee o miste, ossia comprendenti un membro della commissione d’inventario.
I membri della commissione e delle squadre d’inventario devono essere dipendenti della socjeta o persone che tali non sono, ma conoscono le norme relative agli inventari, comprese le quelle concernenti l’inventario fisico.
Membri della commissione d’inventario e dei gruppi di lavoro addetti alla registrazione non possono essere persone:
- responsabili delle scorte soggette a inventario fisico
- che tengono la contabilità delle scorte soggette a inventario fisico,
- che non siano in grado, per altri motivi, di garantire che l’inventario venga effettuato in modo onesto e imparziale, ad esempio persone che abbiano accesso ai dati di stoccaggio delle scorte di magazzino.
A titolo semplificativo, nelle società in cui l’occupazione media annuale non supera le 10 persone, i compiti della commissione d’inventario possono essere svolti da una sola persona (commissario d’inventario).
La preparazione dell’inventario fisico deve comprendere:
- una chiara definizione della data e della durata dell’inventario,
- la designazione delle aree di inventario da parte della commissione
- l’identificazione degli esecutori dell’inventario – personale proprio oppure socjeta esterna
- fornitura di attrezzature per gli esecutori (ad esempio, strumenti di misurazione legalizzati)
- la disposizione del capo della commissione per la supervisione dell’attuazione.
