Przedsiębiorcy muszą przygotować się na nowe wyzwanie, jaki jest wprowadzenie obowiązkowego systemu e-Faktur od roku 2023 r. Stosowanie systemu w roku 2022 będzie dobrowolne.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest to system teleinformatyczny, służący do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego. System będzie miał także za zadanie analizować i kontrolować prawidłowość danych wykazywanych w fakturach ustrukturyzowanych przez podatników, co zwiększy możliwości analityczne i weryfikacyjne organów podatkowych.
Korzyści z korzystania z e-faktur
Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40. Faktura pozostanie w bazie danych MF i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów.
Czas na przygotowanie do nowych przepisów
Wdrożenie KSeF dla wielu firm będzie oznaczało konieczność wprowadzenia istotnych modyfikacji do system księgowego. W przypadku dużych organizacji taki proces może być szczególnie pracochłonny. KSeF zacznie działać od 1 stycznia 2022 roku. Korzystanie z niego w pierwszym roku będzie dobrowolne. Jednak na pilotaż przewidziano jedynie trzy miesiące – od października do grudnia 2021 roku.
Istotna kwestia bezpieczeństwa danych
W trakcie prac na KSeF pojawiły się wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa danych przechowywanych w systemie. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że podmioty publiczne zobowiązane są do wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, gwarantującego wysoki standard zapewnienia bezpieczeństwa danych. Chodzi tu m.in. o minimalizowanie ryzyka utraty informacji w wyniku awarii i ochronie przed błędami, utratę czy nieuprawnioną modyfikacją. MF zapewnia, że system do wystawiania faktur będzie przechodził szczegółowe testy bezpieczeństwa. Gromadzone dane mają być multiplikowane oraz zapisywane w kopiach zapasowych, aby zabezpieczyć się przed ich utratą (także w mało prawdopodobnych, nadzwyczajnych sytuacjach awarii sprzętowej). Zarówno dane, jak i komunikacja będą szyfrowane. Autoryzacja w systemie będzie zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. W celu uwierzytelnienia zakłada się bowiem bezpieczeństwo systemu certyfikatów kwalifikowanych, profilu zaufanego oraz dodatkowych mechanizmach kryptografii opartej o klucze symetryczne i asymetryczne.
Dostęp do danych nie dla każdego
Dostęp do danych szczegółowych będzie możliwy w ściśle określonych sytuacjach – tj.:
- w toku czynności kontrolnych, sprawdzających,
- podczas postępowania podatkowego
- w celu prowadzenia działalności analitycznej, prognostycznej i badawczej dotyczącej zjawisk pozostających we właściwości Krajowej Administracji Skarbowej (KAS),
- dla efektywniejszej analizy ryzyka, do których KAS zobowiązana jest ustawowo.
MF zaznacza, że dostęp do danych KSeF będzie reglamentowany i każdorazowo poprzedzony koniecznością złożenia wniosku o nadanie określonych uprawnień w systemie dla wskazanego pracownika KAS. Wniosek o dostęp do tego rodzaju danych będzie podpisywany przez kierownika jednostki wnioskującej i warunkowany realizacją określonych zadań służbowych przez pracownika. Każdorazowy wgląd do danej faktury przez uprawnionego pracownika będzie na bieżąco monitorowany w systemie, opatrzony dodatkowo wyraźnymi zgodami przełożonych – po uprzednim uzasadnieniu celu poboru danych oraz będzie cyklicznie audytowany.
Autor: Agnieszka Pelc, Główna Księgowa
