Gli imprenditori devono prepararsi a una nuova sfida, l’introduzione di un sistema di fatturazione elettronica obbligatorio dal 2023. L’utilizzo del sistema nel 2022 sarà volontario.
Il Sistema nazionale delle fatture elettroniche (KSeF) è un sistema telematico per la ricezione e l’archiviazione di fatture strutturate. Dopo aver inserito i dati della fattura, il sistema assegnerà un numero identificativo univoco al documento e verificherà la conformità dei dati contenuti in tale fattura con il modello di fattura strutturata. La fattura è da considerarsi emessa e consegnata il giorno in cui il sistema assegna il numero identificativo al documento. Il sistema inoltre avrà il compito di analizzare e controllare la correttezza dei dati presentati dai contribuenti nelle fatture strutturate, il che aumenterà le capacità analitiche e di verifica delle autorità fiscali.
Vantaggi dell’utilizzo delle fatture elettroniche
Il Ministero delle Finanze precisa che i contribuenti che scelgono la fattura elettronica riceveranno il rimborso dell’IVA di 1/3 più veloce – il periodo di restituzione sarà ridotto per loro di 20 giorni, da 60 a 40. La fattura rimarrà nel database del Ministero delle Finanze e non correrà mai il pericolo di essere danneggiata o smarrita, non ci sarà la necessità di emettere duplicati.
È ora di prepararsi per le nuove normative
L’implementazione del KSeF, per molte aziende, comporterà la necessità di introdurre modifiche significative al sistema contabile. Nel caso delle grandi organizzazioni, questo processo può essere particolarmente laborioso. KSeF entrerà in funzione il 1° gennaio 2022. Il suo utilizzo nel primo anno sarà volontario. Tuttavia, sono previsti solo tre mesi di prova, da ottobre a dicembre 2021.
Una questione importante per la sicurezza dei dati
Durante i lavori al KSeF sono sorti dubbi inerenti alla sicurezza dei dati archiviati nel sistema. Il Ministero delle Finanze ha spiegato che gli enti pubblici sono tenuti a implementare un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni che garantisca un elevato standard di sicurezza dei dati. Si tratta, tra l’altro, di minimizzazione del rischio di perdita di informazioni a seguito di guasti e protezione contro errori, perdite o modifiche non autorizzate. Il Ministero delle Finanze assicura che il sistema di fatturazione sarà sottoposto a test di sicurezza approfonditi. I dati raccolti devono essere moltiplicati e salvati in backup per proteggerli dalla loro perdita (anche in situazioni improbabili e straordinarie di guasto hardware). Sia i dati sia la comunicazione verranno crittografati. L’autorizzazione nel sistema sarà assicurata ai massimi livelli disponibili. Infatti, ai fini dell’autenticazione, viene considerata la sicurezza del sistema di certificati qualificati, del profilo di fiducia nonché di meccanismi di crittografia aggiuntivi basati su chiavi simmetriche e asimmetriche.
L’accesso ai dati non è per tutti
L’accesso ai dati di dettaglio sarà possibile in situazioni strettamente definite, ovvero nel corso delle attività di controllo e verifica, nel corso di procedimenti tributari e al fine di svolgere attività di analisi, previsione e ricerca su fenomeni di competenza dell’Informazione Tributaria Nazionale (KAS), nonché per una più efficace analisi dei rischi a cui la KAS è legalmente obbligata. Il Ministero delle Finanze sottolinea che l’accesso ai dati KSeF sarà regolamentato e di volta in volta preceduto dalla necessità di presentare domanda per il rilascio di specifiche autorizzazioni nel sistema per il dipendente KAS indicato. Una richiesta di accesso a questo tipo di dati sarà firmata dal responsabile dell’unità richiedente e sarà condizionata dallo svolgimento di specifici compiti ufficiali da parte del dipendente.
Ogni consultazione di una determinata fattura da parte di un dipendente autorizzato sarà costantemente monitorata nel sistema, provvista di ulteriori chiari consensi da parte dei superiori – previa giustificazione dello scopo della raccolta dei dati che sarà periodicamente verificata.
Autore: Agnieszka Pelc, Capo Contabile
