W dniu 24 maja 2018 r. została ogłoszona w Dzienniku Ustaw i już następnego dnia weszła w życie nowa ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 1000). Zmieniła m.in. Kodeks pracy. Uregulowano monitoring wizyjny i monitoring służbowej poczty elektronicznej.
W toku prac nad ustawą zwracano uwagę na konieczność uwzględnienia monitoringu już działającego, by dać pracodawcom czas na dostosowanie się do nowych wymagań. Jednak ze względu na tempo prac nie uzupełniono przepisów przejściowych.
Dlatego też w dniu 25 maja 2018 r. pracodawcy stanęli przed dylematem, czy monitoring wyłączyć do czasu spełnienia nowych wymagań, czy też kontynuować monitorowanie z ryzykiem naruszenia przepisów. Niezależnie od podjętych decyzji, konieczne stało się jak najszybsze wdrożenie aktualnych wymagań warunkujących legalność monitoringu.
Po pierwsze, wyraźnie wskazano cele w jakich monitoring wizyjny może być stosowany – jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Po drugie, wyłączono z monitoringu pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie i pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej – w tych pomieszczeniach monitoring może być stosowany tylko wyjątkowo, przy spełnieniu szczególnych warunków.
Po trzecie, zasadą jest, że pracodawca może przetwarzać dane z monitoringu tylko w celach, dla których zostały zebrane i przechowuje je przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
Po czwarte, cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Po piąte, pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.
Po szóste, pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Po siódme, pracodawca powinien spełnić wymagania z art. 12 i 13 RODO.
Powyższe wymagania, z wyjątkiem okresu przechowywania, stosuje się do monitoringu służbowej poczty elektronicznej. Monitoring poczty może być wprowadzony, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Te wymagania stosuje się też do innych form monitoringu.
Autor: Jacek Wilczewski, radca prawny
