Pandemia wymusiła szersze stosowanie pracy zdalnej, co ujawniło brak dostosowania do niej przepisów prawa. Dlatego przygotowane zostały zmiany do Kodeksu pracy, które wkrótce trafią pod obrady parlamentu. Nie jest to jeszcze obowiązujące prawo, ale warto już teraz przyjrzeć się tym regulacjom.
1. Dwa rodzaje pracy zdalnej.
Pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania,
w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Powyższe oznacza, iż praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Uzgodnienie z pracownikiem będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.
Niezależnie od tej uzgodnionej z pracownikiem pracy zdalnej na zasadach ogólnych, której zasady będą uregulowane porozumieniem z organizacją związkową lub regulaminem ustanowionym przez pracodawcę, będzie też praca zdalna okazjonalna. Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik (wymagany bowiem będzie wniosek pracownika), zaś wymiar takiej pracy został ograniczony maksymalnie do 24 dni w roku kalendarzowym. Wniosek będzie mógł złożyć także pracownik, który już wykonuje pracę zdalną częściowo na ogólnych zasadach (można łączyć pracę zdalną na zasadach ogólnych z pracą zdalną okazjonalną).
Podstawowa różnica między pracą zdalną na zasadach ogólnych a pracą zdalną okazjonalną polega na tym, że w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej część obowiązków obciążających pracodawcę jest wyłączona (np. obowiązek sfinansowania dodatkowych kosztów).
2. Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę
Zasadą jest, że praca zdalna wymaga uzgodnienia pracodawcy i pracownika. Od tej zasady planowane są jednak wyjątki. Projektowane przepisy przewidują zarówno sytuacje, w których pracodawca może wydać wiążące pracownika polecenie pracy zdalnej, jak i sytuacje, w których to pracownik może złożyć wiążący dla pracodawcy wniosek o pracę zdalną.
Wykonywanie pracy zdalnej będzie mogło zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W praktyce oznacza to więc obowiązek pracodawcy uzyskania – przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – informacji, czy pracownik posiada ww. umiejętności i możliwości. Dopiero oświadczenie pracownika w tym przedmiocie umożliwi pracodawcy wydanie takiego polecenia. Przy czym należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.
Dopuszczalność wydania takiego polecenia zaistnieje jednak tylko w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub w okresie, w którym
z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
3. Wiążący pracodawcę wniosek pracownika o pracę zdalną
Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem wniosków pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia oraz pracowników wymienionych w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 K.p., tj.:
1) pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
2) pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
3) pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Dodatkowo, wiążący wniosek o wykonywanie pracy zdalnej będzie przysługiwał także pracownikom sprawującym opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku ww. pracowników tylko, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, zaś o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku będzie zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
4. Uregulowanie zasad wykonywania pracy zdalnej
Praca zdalna na zasadach ogólnych wymaga uregulowania zasad jej wykonywania na poziomie zakładowym. Następuje to w formie uzgodnienia z organizacją związkową lub w drodze regulaminu wydawanego przez pracodawcę. W praktyce celowe będzie przeanalizowanie w każdym zakładzie optymalnych dla niego zasad, uwzględniając tak istotne elementy jak: rodzaj świadczonej pracy, organizacja pracy, zasady BHP przy pracy zdalnej, zapewnienie warunków technicznych i możliwości (np. poprzez szkolenia), finansowanie kosztów pracy zdalnej, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa, przetwarzanie danych osobowych, kontrola w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
W szczególności zostanie wprowadzony obowiązek pokrycia określonych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracodawcę. Co do zasady to pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jednocześnie będzie także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej
z pracodawcą. Dodatkowo w projekcie ustawy zaproponowano przepis, zgodnie z którym obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Zatem ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, będą regulowane na poziomie zakładowym (w porozumieniu albo regulaminie). Natomiast szczegółowe uzgodnienia w tym zakresie będą mogły być zawarte także w porozumieniu z pracownikiem, o ile taka będzie wola stron.
