Zarząd reprezentuje spółkę i kieruje nią, a pośród innych organów spółki – Zgromadzenia Wspólników i Rady Nadzorczej – zajmuje szczególne miejsce, bowiem podejmuje wszystkie decyzje niezastrzeżone do kompetencji pozostałych organów. Często jednak pojawia się pytanie, w jaki sposób można dopasować kompetencje zarządu lub poszczególnych jego członków do szczególnych potrzeb konkretnej spółki.
Prowadzenie spraw spółki
W zależności od tego, czy zarząd działa w sferze wewnętrznej czy zewnętrznej rozróżnia się dwie grupy kompetencji zarządu. Do pierwszej z nich należy uprawnienie do prowadzenia spraw spółki, co odnosi się do działań w sferze wewnętrznej spółki. Prowadzenie spraw spółki polega głównie na podejmowaniu decyzji dotyczących kierowania bieżącą działalnością spółki i zarządzaniem jej majątkiem. Na prowadzenie spraw spółki w znacznej mierze składają się czynności faktyczne i organizacyjne.
Prowadzenie spraw spółki nie jest wyłączną kompetencją zarządu, ponieważ w znacznej mierze należy ono też do zgromadzenia wspólników, które w formie uchwał uczestniczy w podejmowaniu najważniejszych decyzji dotyczących spółki. Wymóg udzielenia zgody na dokonanie określonej czynności prawnej wynikać może z przepisów powszechnie obowiązujących, jak i z umowy spółki.
Reprezentacja spółki
Do drugiej grupy kompetencji zarządu należy reprezentacja spółki, t.j. podejmowanie wszelkiego rodzaju czynności w sferze zewnętrznej. W zakresie reprezentacji zarząd ma – poza nielicznymi wyjątkami wynikającymi z Kodeksu spółek handlowych – pełnię kompetencji. Przez reprezentację należy rozumieć zarówno składanie oświadczeń woli w imieniu spółki, jak i inne czynności faktyczne, sądowe i pozasądowe, a także czynności organizatorskie, zawiadomienia.
Zgodnie z art. 204 § 2 k.s.h. prawa członka zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich. Nie jest również możliwe wyłączenie prawa reprezentacji danego członka zarządu. Przepis ten ma na celu ochronę kontrahentów spółki, którzy dokonują czynności prawnej ze spółką reprezentowaną przez członka zarządu ujawnionego w rejestrze przedsiębiorców, zgodnie z ujawnionymi zasadami reprezentacji. W szczególności na skuteczność czynności dokonanych wobec osób trzecich nie wpływają ewentualne ograniczenia wynikające z uchwał wspólników.
Sposób reprezentacji spółki przez zarząd może określać umowa spółki, w której wspólnicy mogą wprowadzić zasadę reprezentacji samodzielnej lub łącznej. W orzecznictwie dopuszcza się również zastrzeżenie w umowie przewidujące reprezentację samodzielną w odniesieniu do określonego limitu wartości świadczenia, a powyżej tej kwoty – reprezentację łączną. Jednak niekiedy w praktyce sądy rejestrowe odmawiają wpisu w rejestrze spółki z o.o., która w swej umowie przewiduje limit kwotowy.
Pomocny Regulamin Zarządu
W praktyce coraz więcej spółek decyduje się na wprowadzenie różnego rodzaju ograniczeń w Regulaminach Zarządu. Ograniczenia te odnoszą jedynie wewnętrzny skutek, co oznacza, że czynność prawna z zakresu reprezentacji spółki dokonana z naruszeniem takiego ograniczenie jest ważna, ale powoduje odpowiedzialność członków zarządu wobec spółki za naruszenie ograniczenia.
Regulamin Zarządu jest również przydatny w określeniu zasad dotyczących prowadzenia spraw spółki. Zgodnie z modelem kodeksowym, każdy członek zarządu jest uprawniony do prowadzenia spraw spółki, o ile sprawa nie przekracza zakresu zwykłych czynności. Natomiast w przypadku, gdy inny członek zarządu sprzeciwi się podjęciu tej czynności, jak również w przypadku zamiaru podjęcia czynności przekraczającej zakres zwykłych czynności, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu. W ocenie, czy dana czynność ma charakter „zwykłej” może być pomocne szczegółowe określenie ich katalogu w Regulaminie Zarządu.
W rzeczywistości często spotykane jest również dokonywanie przez członków zarządu wewnętrznego podziału czynności na tzw. piony. Poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów w Regulaminie Zarządu możliwy jest podział kompetencji pomiędzy członków zarządu według kategorii spraw, wśród których wyróżnić można przykładowo pion finansowy, dotyczący produkcji czy też organizacyjny.
Podsumowując, zakres regulacji Regulaminu Zarządu może być dość szeroki. Dokument ten może być efektywnym i skutecznym narzędziem usprawniającym funkcjonowanie spółki z o.o., jak również rozstrzygającym ewentualne konflikty dotyczące podejmowanych przez członków zarządu czynności.
Autor: Dorota Jarzębowska, Prawnik, Bosetti Global Consulting
