Dal 1 ° ottobre 2018, tutte le società tenute a redigere bilanci e sottoporli al Registro Giudiziario Nazionale (KRS), provvedono già alla consegna dei documenti in formato elettronico. Le nuove prescrizioni riguardano i soggetti iscritti al registro delle imprese del KRS (Registro Giudiziario Nazionale) che non hanno l’obbligo di redigere le relazioni in conformità agli Standard Internazionali di Contabilità, come anche i contribuenti PIT [IRPEF], che gestiscono i libri contabili e hanno anch’essi l’obbligo di redigere bilanci.
Ovviamente si può continuare ad utilizzare la versione cartacea tradizionale finora usata. Tuttavia, d’ora in poi sarà solamente la versione elettronica del rendiconto finanziario considerato formato originale del documento. Il bilancio in versione cartacea invece sarà trattato come semplice copia del rendiconto finanziario.
Conformemente alle disposizioni modificate, la relazione di bilancio viene preparata in formato elettronico e munita di apposite firme elettroniche qualificate o firme convalidate dal profilo confidenziale ePUAP.
Conformemente con le prescrizioni dell’art. 45 par. 1g e 1h, i rendiconti finanziari delle unità iscritte nel registro delle imprese del KRS (Registro Giudiziario Nazionale) dovranno essere predisposti in una struttura logica e in un file formato XML, conformemente con quanto divulgato dal Bollettino Informativo Pubblico, sul sito web dell’ufficio rappresentante il competente ministero delle finanze pubbliche. I rendiconti finanziari preparati in conformità con l’IAS saranno predisposti nel formato XML, in situazioni in cui verranno resi disponibili nel menzionato Bollettino. L’obbligo della firma elettronica di questi documenti indicherà la data effettiva di generazione del bilancio. La versione cartacea del rendiconto non conteneva la cronologia di creazione del documento o delle eventuali modifiche apportate.
I rendiconti finanziari devono essere preparati entro e non oltre 3 mesi dalla data di chiusura del bilancio e firmati entro tale data (conformemente con quanto previsto dalla Legge sulla contabilità). Equivale alla firma del documento la notifica della data della firma comunicata dalla persona incaricata della gestione dei libri contabili e dal capo ufficio dell’unità e, nel caso l’unità venga gestita da un organismo composto da più persone, dalla firma di tutti i membri di questo organismo. Il capo dell’unità (consiglio di amministrazione) avente l’obbligo della preparazione della versione elettronica del rendiconto dovrà consegnarlo- in formato elettronico -al preposto registro giudiziario – tramite il portale del Ministero della Giustizia. Egli avrà 15 giorni di tempo dall’approvazione di tale documento. I contribuenti CIT (IRPEG) non iscritti nel registro degli imprenditori del Registro Giudiziario Nazionale, ma aventi l’obbligo della gestione dei libri contabili hanno 10 gg di tempo dalla data di approvazione del documento per consegnare il bilancio in formato elettronico di e-report (questa volta presso il competente ufficio dell’ Agenzia delle Entrate).
Autore: Paulina Milian, capo contabile, Bosetti Global Consulting
