Jak się zorganizować i jakie ścieżki obrać w czasie kryzysu, kiedy to komunikacja musi być szybka, spójna i odpowiadać na jak najwięcej aspektów problemu? Musimy wziąć pod uwagę pewne zasady, które pomogą nam usprawnić procedury oraz zabezpieczyć pracowników i przyszłą pracę.
Krok 1 Zbuduj sztab antykryzysowy
Zespół antykryzysowy musi składać się ze stosunkowo małej grupy osób (od 4 do 7 osób) w zależności od wielkości firmy. Ważne, aby w jego skład wchodził ktoś z zarządu o kompetencjach decyzyjnych, osoba zajmująca się komunikacją, HR i BHP z wiedzą dotyczącą problemu. Jedyna komunikacja, która wychodzi w firmie do pracowników lub kontrahentów powinna pochodzić z tego źródła. Wiadomości powinny być sprawdzone, wiarygodne, krótkie, firmowane przez najważniejszych członków kierownictwa.
Krok 2 Wybierz kanał komunikacji z pracownikami
Są oni najważniejszym zasobem firmy i do zadań pracodawcy należy ich ochrona oraz dostęp do informacji. Istotne, aby wybrany kanał komunikacji był dostępny dla wszystkich i umożliwiał regularne aktualizowanie informacji. Najlepiej zdecydować się zarówno na opcję fizyczną (tablica) w firmie jak i wirtualną (strona www, mailing, intranet, social media). Jeśli sytuacja jest dynamiczna, lepiej informować regularnie w sposób niepełny niż czekać na odpowiedzi na wszystkie pytania.
Krok 3 Odpowiedz na potrzeby informacyjne twoich klientów i dostawców
Określ jakie kwestie należy wyjaśnić klientom, co wzbudza ich największe wątpliwości i co może wpłynąć na ich biznes. Uspokajaj, oferuj pomoc także w szeroko dostępnych kanałach komunikacji. Takim sposobem nie tylko dbasz o aktualnych kontrahentów, ale zdobywasz przyszłych. Zadbaj, aby komunikaty nie miały charakteru sprzedażowego. Teraz jest czas na empatię i wyważenie. W stosunku do podwykonawców, partnerów handlowych zawsze przekazuj wiarygodne informacje, w jaki sposób kryzys wpływa na twój biznes, a tym samym ich
sytuację. Informuj o tym, jak twoja firma zabezpiecza się przed skutkami kryzysu. Zwróć uwagę na zmiany dotyczące zaplanowanych spotkań, wydarzeń, podróży służbowych.
Przewiduj i działaj. Nie czekaj aż sytuacja cię zaskoczy. Obserwuj działania instytucji rządowych. Wejdź w kontakt z władzami lokalnymi, lokalnymi mediami. Sprawdź, co jeszcze można zrobić. Być może twoja firma może pomóc dostarczając pomoc materialną lub finansową.
Nawet jeśli dalszy rozwój sytuacji jest niepewny, a warunki szybko się zmieniają, komunikacyjna cisza to najgorsze co możesz zrobić.
Źródła: PRdaily, Workforce.com, HBR.com
