La pandemia ci ha imposto un maggiore utilizzo del lavoro a distanza, il che ha messo in luce l’inadeguatezza delle disposizioni di legge ad esso relative. Di qui la necessità di apportare modifiche al Codice del lavoro, che saranno presto discusse dal parlamento. La legge non è quindi ancora in vigore, ma vale comunqe la pena di dare un’occhiata a queste norme.
1. Due tipi di lavoro a distanza.
Lo smartworking sarà svolto interamente oppure parzialmente nel luogo indicato dal lavoratore, compreso quello del suo domicilio, e concordato di volta in volta con il datore di lavoro, in primo luogo attraverso l’utilizzo di mezzi di comunicazione diretta a distanza. Quanto sopra significa che il lavoro può essere svolto come lavoro a distanza a tempo pieno o solo parzialmente, ad esempio per 3 giorni alla settimana presso la sede del datore di lavoro e per 2 giorni presso il domicilio del dipendente. Ciò potrà essere stabilito al momento della stipula del contratto di lavoro o quando il rapporto di lavoro è già in corso, in forma cartacea o elettronica, su iniziativa del datore di lavoro oppure su richiesta del dipendente.
Indipendentemente dal lavoro a distanza a condizioni generali, concordato con il lavoratore, le cui regole saranno stabilite di concerto con il sindacato o sulla base del regolamento in materia, stilato dal datore di lavoro, è previsto anche il lavoro a distanza occasionale. Questo potrà sorgere solo su iniziativa del dipendente (poiché sarà richiesta la domanda scritta da parte sua), e la sua durata è stata limitata ad un massimo di 24 giorni nel corso dell’anno solare. La domanda può essere presentata anche da un dipendente che già svolge un lavoro a distanza in parte a condizioni generali (è possibile abbinare il lavoro a distanza a condizioni generali con quello a distanza occasionale).
La principale differenza tra il lavoro a distanza a condizioni generali e quello a distanza occasionale consiste nel fatto che nel caso di quest’ultimo sono esclusi alcuni obblighi del datore di lavoro (ad es. l’obbligo di coprire eventuali spese aggiuntive sostenute dal dipendente).
2. Imposizione del lavoro a distanza da parte del datore di lavoro
Il lavoro a distanza si fonda sul principio dell’accordo necessario fra il datore di lavoro ed il dipendente. Tuttavia, sono previste deroghe a tale regola. La normativa proposta prevede casi in cui un datore di lavoro può impartire al dipendente l’ordine vincolante di lavoro a distanza, nonché situazioni in cui un dipendente può presentare domanda di lavoro a distanza, vincolante per il datore di lavoro.
Il lavoro a distanza può essere imposto a condizione che il dipendente possieda le competenze, le possibilità tecniche e logistiche necessarie per svolgere tale lavoro e il tipo di lavoro lo consenta. Ciò comporta, in pratica, l’obbligo del datore di lavoro di informarsi – prima di emettere l’ordine di lavoro a distanza – se il lavoratore possiede le suddette competenze e possibilità. Solo la risposta positiva del dipendente in merito consentirà al datore di lavoro di impartire tale ordine. Allo stesso tempo va notato che è il dipendente a valutare le condizioni logistiche e tecniche di cui dispone, il che significa che il datore di lavoro non potrà né verificarle né metterle in discussione.
Tuttavia, l’ammissibilità di un tale provvedimento riguarda esclusivamente il periodo in cui vige lo stato d’emergenza (ad es. in caso di calamità naturale), quello di minaccia epidemica o di epidemia in corso, fino a tre mesi dalla sua revoca, oppure nel periodo in cui, per causa di forza maggiore, il datore di lavoro non sia temporaneamente in grado di garantire condizioni di lavoro sicure ed igieniche sul normale posto di lavoro.
3. Domanda di lavoro a distanza, presentata dal dipendente, vincolante per il datore di lavoro.
La domanda da parte del lavoratore di lavoro a distanza in linea di principio non sarà vincolante per il datore di lavoro, fatta eccezione per le richieste delle lavoratrici gestanti, di quelle che allevano un figlio di età non superiore ai 4 anni, e dei dipendenti di cui all’art. 1421 § 1 comma 2 i 3 del Codice del lavoro, cioè:
1) dipendenti-genitori di un bambino che abbia un certificato di disabilità grave ed irreversibile o di malattia incurabile e potenzialmente letale, insorta durante il periodo di sviluppo prenatale del bambino oppure durante il parto;
2) dipendenti-genitori di un figlio in possesso di certificato di disabilità o certificato di disabilità moderata o grave, specificati nelle disposizioni in materia di riabilitazione professionale e sociale e assunzione di persone disabili;
3) dipendenti-genitori di un bambino in possesso di perizia medica concernente la necessità di fornire precocemente sostegno allo sviluppo del bambino, di decisione emessa riguardo alla necessità di frequentare una scuola speciale o sull’oppotunità sottoporlo ad attività di carattere riabilitativo-educativo.
Inoltre, una domanda vincolante di lavoro a distanza sarà disponibile anche per i dipendenti che si prendono cura di un familiare stretto o di un’altra persona convivente, che possieda un certificato di disabilità o disabilità grave.
Il datore di lavoro potrà rifiutarsi di accogliere la suddetta richiesta dei dipendenti sopraindicati solo se essa non può essere accolta per motivi organizzativi o a causa del tipo di lavoro svolto dal dipendente, senonché il datore di lavoro sarà tenuto a informare il dipendente del motivo del rifiuto della domanda, in forma cartacea o elettronica entro 7 giorni lavorativi dalla data di presentazione della stessa.
4. Regolamentazione del lavoro svolto a distanza
Il lavoro a distanza in termini generali richiede la regolamentazione dei principi in base ai quali viene svolto a livello aziendale. Ciò avviene sotto forma di accordo con l’organizzazione sindacale oppure mediante regolamenti emanati dal datore di lavoro. In pratica sarà opportuno analizzare le regole ottimali per ogni singolo luogo di lavoro, tenendo conto di fattori importanti quali la tipologia ed organizzazione del lavoro, le norme igieniche e di sicurezza per il lavoro a distanza, la garanzia di opportune condizioni di lavoro e le possibilità tecniche (ad es. attraverso la formazione), il finanziamento dei costi del lavoro a distanza, la protezione dei segreti commerciali, il trattamento dei dati personali, i controlli sul posto di lavoro a distanza.
In particolare, sarà introdotto per il datore di lavoro l’obbligo di coprire le spese connesse allo svolgimento del lavoro a distanza. Di norma, sarà il datore di lavoro a dover fornire al dipendente i materiali e gli strumenti di lavoro, compresi i dispositivi tecnici necessari per svolgere il lavoro a distanza. Allo stesso tempo, sarà altresì possibile per il dipendente utilizzare strumenti di lavoro privati (ad es. il computer) nel caso in cui entrambe le parti siano d’accordo, a condizione che i dispositivi tecnici privati del dipendente e gli altri strumenti di lavoro utilizzati per il lavoro garantiscano la sicurezza sul lavoro. In questo caso, il lavoratore avrà diritto a un’indennità sostitutiva nella misura concordata con il datore di lavoro. Inoltre, il progetto di legge propone una disposizione secondo la quale l’obbligo del datore di lavoro di coprire le spese relative al lavoro a distanza e quello di corrispondere l’equivalente può essere sostituito dall’obbligo di versare una somma forfettaria, il cui importo corrisponderà ai costi previsti sostenuti dal dipendente in relazione al lavoro a distanza.
Pertanto, i principi generali concernenti lo svolgimento del lavoro a distanza, inclusa la determinazione dell’indennità sostitutiva o di una somma forfettaria, saranno regolati a livello aziendale (nell’ambito di un apposito accordo o del regolamento). D’altra parte, accordi dettagliati al riguardo possono essere conclusi anche di concerto con il dipendente, qualora le parti lo desiderino.
