In una fabbrica di dentifricio c’era un problema: una parte di tubetti prodotti risultava vuota. Per mantenere la sua reputazione, la società ha assunto degli esperti. Essi hanno sviluppato una soluzione moderna – una bilancia speciale che rilevava il peso improprio del tubetto. Se era troppo leggero, la linea di produzione si fermava automaticamente e il tubo difettoso veniva ritirato dall’operatore di linea. Il sistema funzionava in modo perfetto.
Presto, tuttavia, la bilancia ha smesso di rilevare le irregolarità. Come è stato risolto questo problema? Per non fermare la linea produttiva l’addetto ha situato accanto una ventola che col soffio d’aria faceva cadere il tubo vuoto.
Evoluzione anziché rivoluzione
A volte abbiamo l’impressione che solamente delle decisioni coraggiose, innovazioni costose e cambiamenti radicali possano risolvere i problemi o generare uno sviluppo dinamico dell’azienda. Come ci dimostra l’aneddoto che abbiamo raccontato non è sempre così.
A questo punto subentra il kaizen (in giapponese- “cambiare in meglio”.) – è una pratica giapponese di gestione, utilizzata tra le altre aziende dalle case Toyota, Honda, Sony. Questo termine fu introdotto nel 1986 da Masaaki Imai nel suo libro Kaizen: la chiave del successo competitivo del Giappone.
Secondo la filosofia del kaizen, l’azienda – come ogni altra organizzazione – richiede un continuo miglioramento. I cambiamenti avvengono a piccoli passi, ma non in continuazione. In questo processo dovrebbero essere coinvolti non solo gli amministratori o dirigenti, ma anche – e soprattutto, – i dipendenti di livello inferiore.
Piccolo passo – grande cambiamento
Molti piccoli cambiamenti possono migliorare significativamente la situazione della società. A volte una piccola modifica è sufficiente per aumentare in modo significativo la qualità o ridurre i costi. Ad esempio, la società UPS ha ridotto il consumo dei carburanti di 11 milioni di litri, pianificando i percorsi in modo tale da ridurre la necessità di svoltare a sinistra. Il tempo di attesa agli incroci prima di girare a sinistra non solo faceva perdere più tempo ma anche aumentava il consumo del carburante.
Pensare esclusivamente alla necessità di operare grandi cambiamenti può fare sì che non si notino piccoli errori o possibilità di miglioramento. In questo modo, i problemi già esistenti possono accumularsi e causare problemi maggiori in futuro.
Utilizza quello che hai
Un importante vantaggio del kaizen è che i cambiamenti non richiedono grandi spese. Esso presuppone l’uso delle risorse che si hanno già e la ricerca di soluzioni che possono essere implementate ora.
il kaizen incoraggia anche l’uso della esperienza del personale. Come ha evidenziato la storia che abbiamo riportato all’inizio – sono proprio loro che meglio possono indentificare i problemi che si verificano sulle loro postazioni e proporre i modi più efficaci per migliorare la situazione.
Vale la pena chiedere ai vostri propri collaboratori di identificare anche solo una piccola cosa che li irrita – e un piccolo passo che possa risolvere questo problema. Questa ricerca di imperfezioni e modi per migliorare deve diventare elemento della routine quotidiana. Prendiamo come esempio la casa Toyota, dove il personale in un anno riesce a suggerire fino a 1,5 milione di proposte di miglioramento, e il 95% di queste vengono implementate.
Incoraggiare i dipendenti
Come incoraggiare i dipendenti a presentare i loro suggerimenti?
In primo luogo – occorre fare in modo che ogni loro suggerimento venga esaminato con attenzione. Se le idee andranno finire in un “buco nero”, la loro motivazione per migliorare potrebbe indebolirsi.
In secondo luogo – si possono prevedere dei premi per i suggerimenti implementati. Questi premi non devono necessariamente essere importanti – possono avere maggiore effetto un semplice apprezzamento della persona e una gratificazione simbolica.
Autore: Izabela Kajstura – nelle veci di Vice Direttore dell’AIP UO (Incubatore di Imprenditorialità dell’Università di Opole). È impegnata nelle tematiche inerenti l’imprenditorialità degli studenti dell’Università di Opole. Ha maturato importante esperienza nella realizzazione e il regolamento dei progetti cofinanziati dai fondi comunitari.
L’Incubatrice Accademica dell’imprenditorialità dell’Università di Opole (la AIP UO) è una unità intra accademica. Il nostro obiettivo è quello di supportare l’imprenditorialità, la ricerca di legami di cooperazione fra l’università e il mondo degli affari, lo sviluppo di competenze degli studenti nell’ambito dell’imprenditorialità. Offriamo tra le altre cose l’affitto /locazione di spazi per uffici (mediante co working) e consulenze. Organizziamo corsi di formazione/addestramento finalizzati all’accrescimento delle qualifiche degli studenti universitari e organizziamo anche incontri di networking col nome SpeedUp Business.