Gli originali dei documenti contabili di una società sono la prova oggettiva e basilare dell’esistenza di operazioni commerciali e pertanto è necessario prendersene cura con particolare cura. Le relative prescrizioni in materia definiscono in modo diretto e chiaro quali di essi, in quale modo e per quanto tempo dovranno essere archiviati. Va sottolineato che la documentazione dovrà essere protetta contro eventuali danneggiamenti o la possibilità di eventuali modifiche indesiderate. Per il mancato adeguamento a queste regole sono previste delle sanzioni amministrative a norma del Codice penale tributario.
Quali documenti contabili dovranno essere conservate?
• bilanci annuali approvati,
• libri contabili,
• documentazione attestante il metodo adottato per la tenuta dei libri contabili,
• prove contabili,
• documenti relativi a immobilizzazioni materiali, mutui, prestiti, contratti commerciali, rivendicazioni fatti valere mediante procedimenti civili o quelli soggetti a procedimenti penali e fiscali,
• documenti di inventario,
• documenti relativi a garanzia e garanzia del produttore,
• cartelle personali dei dipendenti e l’archivio del libro paga.
Per quanto tempo devono essere conservati i documenti?
Secondo l’art. 74 punti 1 della Legge sulla contabilità, tra la documentazione che deve essere conservata per un periodo indefinito, sono stati elencati solamente i bilanci annuali approvati. Tutti gli altri documenti devono essere conservati in conformità con il limite di tempo specificato dalla legge.
Occorre conservare per un periodo di 5 anni tutti i documenti contabili. Tra questi, distinguiamo i libri contabili e i documenti contabili, sia quelli relativi a ricavi che alle spese sostenute. In quanto essi costituiscono la prova principale delle chiusure e liquidazioni fiscali. Hanno altresì grande importanza anche i documenti che documentano le immobilizzazioni materiali in costruzione, i contratti commerciali e di concessione di crediti e prestiti. Completano il quadro i documenti relativi ai crediti rivendicati in procedimenti civili, o quelli relativi a procedimenti penali o fiscali.
In questo stesso periodo temporale occorre anche menzionare i documenti di inventario, le dichiarazioni dei redditi che chiudono l’anno fiscale.
Il periodo di archiviazione deve essere conteggiato a partire dall’inizio dell’anno successivo all’anno fiscale a cui si riferiscono i documenti conservati. Mentre nel caso di documenti fiscali, come le dichiarazioni dei redditi o le fatture – si procederà secondo le disposizioni dell’Ordinamento fiscale – per inizio del periodo di archiviazione occorrerà considerare l’inizio dell’anno successivo all’esercizio in cui veniva fissata la scadenza di pagamento delle tasse.
Mentre per un periodo di 12 mesi occorrerà conservare la documentazione generata per via della garanzia del produttore e inerente il periodo di reclamo, a contare dalla data in cui esse scadono. Questo è il periodo più breve previsto dalla legge.
Documentazione salariale e inerente il personale dipendente
La legge sulle pensioni prevede che i documenti personali dei dipendenti debbano essere conservati per un periodo di 50 anni dalla data di cessazione del rapporto di lavoro.
Autore: Agnieszka Pelc, capo contabile, Bosetti Global Consulting
