Soluzioni remote di lavoro e IT. Un compendio di conoscenze al tempo di COVID-19

Nel mondo di oggi in cui siamo costantemente connessi alla rete, in contatto con altre persone, indipendentemente da dove si trovino nel mondo, il luogo in cui siamo sta diventando sempre meno importante. Di fronte alle sfide poste dall’attuale pandemia di Covid-19, stiamo cercando di adattare e implementare soluzioni che ci consentano di continuare il nostro lavoro.
Nell’era della globalizzazione oggi, la quarantena, l’obbligo di rimanere a casa e la mancanza di reddito è una pena? Per molte aziende, anche parzialmente basate sulla know-how, questa può essere un’opportunità per cambiare in meglio. È tempo di usare la rete per quello per cui è stata originariamente creata: la comunicazione durante un cataclisma.

Per l’azienda un percorso di risparmio
Dal punto di vista manageriale, l’attuale crisi è il momento in cui vale la pena riorganizzare il modo in cui l’azienda opera per trovare aree in cui è possibile risparmiare. In molti paesi, l’home office è diventato obbligatorio e fondamentale per proteggere la salute dei dipendenti. L’implementazione di opportunità di lavoro a distanza non è difficile, ma comporterà costi, la cui quantità dipende solo da quanto bene si pianifica il sistema di lavoro remoto. Vale la pena ricordare che il tempo della crisi è anche un momento di rivoluzione, un momento di introduzione di cambiamenti che sono redditizi a breve e lungo termine.
Il lavoro a distanza comporta costi, ma è anche inferiore al dipendente e alla sua posizione ricoperta in ufficio?

Passaggio 1: Creare un sistema IT integrato per il lavoro remoto
Il set di strumenti utilizzati per il lavoro remoto deve essere complementare e cooperante tra loro. Strumenti ben integrati consentono un trasferimento più rapido delle informazioni tra i canali di distribuzione e il trasferimento dei dati, ad esempio da conversazioni telefoniche a videoconferenze e viceversa, utilizzando i file che si trovano sullo strumento e disponibili direttamente dal bridge della conferenza in cui ci troviamo.
Telefoni e tablet sono sempre più utilizzati per il lavoro remoto e la possibilità di passare senza perdita di dati tra dispositivi aumenta la mobilità e la disponibilità dei dipendenti. Ad esempio, un dipendente non deve prendersi l’intero giorno libero quando è programmato di vedere un medico a mezzogiorno. Sarà rimosso dal lavoro solo per il tempo utile che passerà nello studio medico. Il resto del tempo è disponibile, il che rappresenta un evidente profitto per una azienda.

Step 2: Concentrati sul dipendente e sui suoi bisogni e avrai successo
Un dipendente è di solito la principale fonte di generazione di reddito in un’azienda, l’efficacia con cui funziona influenza direttamente il profitto generato. Pertanto, il sistema di lavoro remoto deve essere creato per lui che è il principale beneficiario. Sembra una frase fatta, ma quando lavori in remoto devi ricordare che gli strumenti, rotti o problematici, causano molta più frustrazione (perché non c’è nessuno accanto che ci può aiutare). Pertanto, il toolkit deve essere adattato al dipendente e alle sue responsabilità. Vale la pena consultare il dipendente e certamente prepararlo per tale lavoro: formazione su strumenti, processi, metodi per ottenere supporto e tutto ciò dovrebbe essere preso in considerazione in preparazione del lavoro remoto! Vale anche la pena creare una cultura interna della comunicazione remota, basata, tra l’altro, sulla netiquette. Questo è un aspetto importante dei contatti interpersonali, specialmente quando le possibilità di esprimere le emozioni sono limitate.

Passaggio 3. Pianifica il tuo sistema di segnalazione in modo da non perdere il controllo 
La più grande paura dei datori di lavoro per il lavoro a distanza è la perdita del controllo sul dipendente. Ciò non accadrà se passiamo a un altro sistema di lavoro, in cui si applicano la struttura, l’ordine, la regolarità, la misurabilità di compiti e gli effetti e la comunicazione. Ciò che non è così visibile al lavoro in ufficio, nel lavoro remoto diventa più importante. Il dipendente non è più a portata di mano e diventa fondamentale la capacità di sistematizzare il lavoro dei subordinati, riportare i progressi, le strutture del calendario e le riunioni.

Passaggio 4: scegliere gli strumenti IT giusti
Vale la pena concentrarsi su strumenti di collaborazione disponibili a livello globale che sono ben integrati tra loro. Le soluzioni interessanti sono la suite Office 365 di Microsoft, la G suite di Google o la suite Apple, che offrono le migliori soluzioni, adeguatamente protette e costantemente sviluppate, poiché è importante la scala in cui una determinata soluzione viene utilizzata nel mondo. Facebook ha recentemente iniziato a lavorare in quest’area con la sua soluzione Workplace.

La moltitudine di applicazioni per il lavoro a distanza sul mercato è enorme e la selezione dovrebbe essere adattata alle esigenze dell’azienda e, soprattutto, dei dipendenti. La ricerca indica che fino all’80% dell’implementazione di successo di un nuovo strumento dipende dal convincere le persone a usarlo, mostrando loro le capacità dello strumento e come faciliterà il loro lavoro. Vale la pena chiedere al dipendente cosa si utilizza per la comunicazione. L’uso di soluzioni di opzioni aziendali che i dipendenti utilizzano privatamente riduce significativamente la soglia d’ingresso, vale a dire la resistenza dei dipendenti alle nuove tecnologie.

Aree che gli strumenti IT dovrebbero proteggere:

• Accesso alle comunicazioni telefoniche: applicazione VOIP con un numero telefonico assegnato (per i chiamanti dall’esterno e per le comunicazioni vocali all’interno dell’azienda), Skype for Business, Google Hangouts;
• Accesso alle chiamate in conferenza: Skype for Business, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting, SLACK.
• Cloud storage per documentazione, in effetti un ufficio virtuale: GDrive, Dropbox, OneDrive, iCloud, altri… Vale la pena prestare attenzione all’integrazione dello strumento con altri usati. È anche importante come l’azienda archivia i dati e in quale paese. È necessario considerare il rischio di una possibile perdita di dati e valutare se è inferiore ai vantaggi della soluzione.
• Hub di collaborazione, ad esempio coworking, uffici virtuali dotati di strumenti che sostituiscono e-mail, telefoni e videoconferenze: Ms Teams, Slack, Chanty. Rappresentano una nuova tendenza nell’organizzazione del lavoro in un team distribuito, che sta guadagnando seguaci continuamente. Una soluzione interessante e da verificare.
• E-mail classica – ad es. Gmail, Outlook, protonmail – una soluzione che sta diventando sempre meno importante nel lavoro remoto in un team distribuito, perché la comunicazione diretta dal vivo è più importante. La posta diventa solo un canale di comunicazione formale all’interno dell’azienda, che spesso invia decisioni. Rimane anche il principale canale di comunicazione con clienti / fornitori esterni.
• Software di sicurezza (sicurezza IT), ovvero un buon pacchetto antivirus con protezione Internet: Bitdefender total, Norton Security, McAfee.

L’elenco non include l’applicazione Zoom, che nell’era delle pandemie è diventata quasi sinonimo di teleconferenze. Sfortunatamente, nonostante la sua sorprendente popolarità (funzioni simili si trovano in applicazioni come Skype, Whatsapp o persino Messenger da Facebook), vengono sollevate grosse obiezioni riguardo alla sicurezza del trasferimento di dati tramite Zoom. l’elenco di aziende di Fortune 500, vietano di utilizzarlo per scopi aziendali. In questo caso, vale la pena applicare il Principio di attenzione e non utilizzare l’applicazione Zoom.

• Applicazioni per la connessione alle risorse dell’azienda – spesso nelle aziende alcuni dei dati (particolarmente sensibili) sono archiviati internamente nell’intranet, senza accesso esterno (l’accesso ai dati è possibile sul posto in ufficio solo quando è collegato a una LAN). Qui potrebbe esserci un problema e stiamo parlando di una soluzione VPN (ovvero la creazione di un tunnel virtuale dal computer di un dipendente remoto alla rete interna dell’azienda). La scelta della migliore soluzione per un’azienda è già una scelta dedicata per l’azienda e dovrebbe essere presa dallo specialista IT che gestisce l’azienda.
• Applicazioni di supporto remoto: i dipendenti devono essere in grado di ricevere supporto remoto per il proprio laptop. Le persone responsabili della manutenzione delle apparecchiature all’interno dell’azienda (ad es. Dipartimento IT locale) dovrebbero disporre di strumenti per riparare l’ambiente in remoto. Esistono molti di questi strumenti, la decisione sulla scelta dovrebbe essere presa da persone che supportano la manutenzione dell’attrezzatura.
• Applicazioni amministrative – ad esempio strumenti per la liquidazione dell’orario di lavoro dei dipendenti, pagamenti / costi delle delegazioni, argomenti amministrativi a seconda di ciò che è attualmente utilizzato nell’azienda.

Passaggio 5: scegliere le attrezzature per il dipendente o lasciarlo decidere
Le attrezzature devono essere mobili. Tuttavia, il luogo di lavoro remoto deve essere dotato di strumenti che offra comfort. Pertanto, ad esempio, un monitor esterno non dovrebbe essere un lusso per un dipendente. Molti studi dimostrano che lavorare con un monitor esterno aumenta la produttività fino a un 10% in più. Inoltre, BYOD (Porta il tuo dispositivo) è un aspetto interessante che sta diventando sempre più popolare nelle aziende, in cui il dipendente “mette a disposizione” le sue attrezzature private e il datore di lavoro fornisce software adeguato che protegge e ti consente di svolgere il lavoro. Quando lavoriamo in remoto, abbiamo anche bisogno di un buon smartphone su cui poter lavorare, con un pacchetto Internet appropriato, ad esempio per l’uso come connessione Internet di backup; perché una connessione Internet stabile è cruciale. Ricordiamo che un fallimento di Internet significherà che il dipendente non funzionerà, nel migliore dei casi per diverse ore.

Passaggio 6: conta quanto ti costa o piuttosto quanto risparmi
La seconda paura più comune (dopo la mancanza di controllo sul dipendente) è il costo di un tale set di strumenti per il lavoro remoto. Possiamo affermare che è una paura inappropriata perché questi costi sono relativamente piccoli. Sono spesso contabilizzati sulla base di una licenza / costo utente, che da un lato consente una traduzione diretta delle spese nel costo del personale di un determinato dipendente, dall’altro, rispetto ad altri costi (ad esempio stipendio, tasse), queste spese sono piccole quanto trascurabili , spesso anche inferiore alla tariffa per lo spazio ufficio destinato a un determinato dipendente.
Il datore di lavoro perde denaro molte volte quando un dipendente non è disponibile, si prende cura dei bambini, va in congedo per malattia. Quindi il valore del dipendente non deve essere considerato in termini di costo complessivo, ma piuttosto del reddito reale che porta all’azienda.

Passaggio 7: Garantire la sicurezza dei dati
Ultimo e più importante dal punto di vista aziendale. Il lavoro a distanza aumenta il rischio per la sicurezza della tua azienda?
Se hai una buona sicurezza IT nella tua azienda, la risposta è no, ma vale la pena chiedersi se davvero ce l’hai. Il problema di proteggere la tua azienda dagli attacchi è altrettanto grande dentro quanto fuori l’ufficio. L’unico aspetto che cambia è la possibilità di furto fisico dell’attrezzatura. Tuttavia, se sei ben protetto nel contesto di: crittografia del disco, 2FA (autenticazione multilivello), un programma antivirus completo (con firewall, anti ransomware e altre funzionalità), dispositivi aggiornati su base regolare, puoi sentirti più sicuro. Questi problemi devono essere protetti indipendentemente dal fatto che il dipendente utilizzi apparecchiature all’interno o all’esterno dell’azienda. Ricorda che il collegamento più debole nella sicurezza IT è sempre l’utente.

Autore: Marian Taraszkiewicz, Service Manager in una società di tecnologia e consulenza specializzata nella costruzione e manutenzione di soluzioni IT. Per anni si è concentrato sulla fornitura di servizi che utilizzano moderni metodi di gestione. Lavora in team remoti: attualmente è a una distanza di 300 km dal suo supervisore immediato.
Appassionato di nuove tecnologie, gatti, squash e letteratura non-fiction; ancora curioso del mondo che lo circonda.