Od 1 października 2023 r. jednostki mogą rozpocząć prace inwentaryzacyjne. Planując te prace należy je skorelować z koniecznością podpisania umowy o badanie sprawozdania finansowego. Kierownik jednostki zawiera taką umowę z audytorem w terminie umożliwiającym mu udział w inwentaryzacji. Kierownik jest odpowiedzialny za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. W wypadku organu wieloosobowego, odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie.
Kwestie formalne i techniczne
Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii formalnych oraz technicznych związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji.
Zalecenia w tym zakresie można odnaleźć w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 20 lipca 2016 r. (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 55)
Obowiązki kierownika jednostki
- powołanie komisji inwentaryzacyjnej i jej przewodniczącego,
wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego przedmiot i terminy spisu, - powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach,
- nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.
Zakres dokumentacji inwentaryzacyjnej
Przepisy dotyczące inwentaryzacji drogą spisu z natury stanowią regulacje wewnętrzne.
Mogą one mieć charakter dokumentów:
- bieżących – wydawanych każdorazowo przed inwentaryzacją
- stałych – dotyczących zagadnień powtarzających się corocznie
Istnieje możliwość ograniczenia regulacji wewnętrznych do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Wskazane jest jednak opracowanie harmonogramu spisu z natury i instrukcji inwentaryzacyjnej.
Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji wydaje kierownik jednostki. Posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych.
Plan sytuacyjny to inaczej mapa terenu jednostki. Zawiera on odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych.
Harmonogram inwentaryzacji zawiera wykaz pól spisowych, daty – w których będzie przeprowadzany spis z natury oraz nazwy zespołów spisowych, które przeprowadzą ten spis.
Instrukcje inwentaryzacyjne
Instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Może to być jedna całościowa instrukcja albo kilka instrukcji przeznaczonych dla:
- członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów,
- zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów zapasów (szczególnie jeśli ilości ustala się drogą pomiaru szacunkowego).
Komisja inwentaryzacyjna
Zadania komisji:
- zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury,
- jej przeprowadzenie,
- wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia.
Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołana przez kierownika jednostki, a na jej wniosek – zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej.
Członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych są pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym zasady przeprowadzania spisu z natury.
Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:
- odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
- prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
- niebędące w stanie – z innych względów – zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.
W ramach uproszczeń w jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy).
Przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje:
- jednoznaczne określenie daty i czasu trwania spisu,
- wyznaczenie przez komisję pól spisowych
- określenie wykonawców czynności spisowych – własny personel lub podmiot zewnętrzny
- zapewnienie wyposażenia dla spisujących (np. zalegalizowane urządzenia pomiarowe)
- zapewnienie przez przewodniczącego komisji nadzoru nad realizacją.
