Od 1 października 2018 roku spółki, które są obowiązane sporządzać sprawozdania finansowe i przedkładać je w KRS, muszą to robić w wersji elektronicznej. Nowe przepisy dotyczą podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, a także podatników PIT, prowadzących księgi rachunkowe, którzy są zobowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych.
Dotychczas stosowana tradycyjna wersja papierowa oczywiście może być nadal stosowana. Jednak jedynie sprawozdanie sporządzone w wersji elektronicznej będzie formą oryginalną. Sprawozdanie sporządzone w wersji papierowej stanowi obecnie jedynie kopię.
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
W myśl art. 45 ust. 1g i 1h sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz w formacie pliku XML zgodnie z udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR będą sporządzane w formacie XML, wówczas gdy zostaną udostępnione w Biuletynie. Obowiązek podpisania tych dokumentów elektronicznie wskaże faktyczną datę powstania sprawozdania. Sprawozdanie w wersji papierowej nie zawierało historii tworzenia ani jego zmian. Liczył się jedynie efekt końcowy, czyli podpisane sprawozdanie finansowe ze wskazaniem daty podpisu.
Sprawozdanie finansowe musi zostać przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i podpisane do tego dnia (wg. ustawy o rachunkowości). Podpisanie równoznaczne jest z podaniem daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy to przez wszystkich członków tego organu. Kierownik jednostki (Zarząd) zobowiązanej do sporządzenia e-sprawozdania musi złożyć je we właściwym rejestrze sądowym za pośrednictwem portalu prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości w postaci elektronicznej. Ma na to 15 dni od momentu zatwierdzenia takiego sprawozdania. Podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a prowadzący księgi rachunkowe mają na złożenie e-sprawozdania (tym razem w urzędzie skarbowym) 10 dni od dnia jego zatwierdzenia.
Autor: Paulina Milian, Główna Księgowa, Bosetti Global Consulting
