Uchwała wspólników przewiduje trzy możliwości powołania członka zarządu: a) na zamknięty okres czasu zwany „kadencją” (np. rok, 3 lata, 5 lat), b) powołanie na czas nieokreślony lub c) zupełnie nie reguluje czasu. Konsekwencje dla każdego z tych przypadków są inne.
Kluczową sprawą dla osób zarządzających spółkami kapitałowymi jest ważność umocowania do reprezentacji. Poniższe wyjaśnienie pozwoli na lepsze zrozumienie obowiązujących w Polsce reguł, według których członkowie zarządu tracą mandat do reprezentowania spółki.
A) Kadencja członka zarządu
W sytuacji powołania na 1 rok, mandat uprawniający do wykonywania funkcji wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników. Zatwierdza ono sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Przykład 1
Członek zarządu powołany z dniem 01.04.2012 na 1 rok – zakładając że rok obrotowy to rok kalendarzowy – traci mandat z dniem odbycia zgromadzenia wspólników w 2014, bo jego pierwszym pełnym rokiem obrotowym jest rok 2013.
Oznacza to, że jest członkiem zarządu aż do upływu dnia, w którym w 2014 roku odbyło się zgromadzenie wspólników i nie ma znaczenia, że został powołany na okres jednego roku od dnia 01.04.2012, tzn. nie przestaje być członkiem zarządu z dniem 01.04.2013, czyli z upływem jednego roku od dnia powołania.
W razie powołania na okres dłuższy niż rok, mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Przykład 2
Dla członka zarządu powołanego z dniem 01.04.2012 na 3 lata, ostatni pełny rok obrotowy sprawowania funkcji to rok 2014. Zakładając, że rok obrotowy to rok kalendarzowy, a więc mandat wygaśnie w 2015 z upływem dnia, w którym odbyło się zgromadzenie wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe za rok 2014.
We wszystkich tych przypadkach mandat wygasa także w razie odwołania, rezygnacji lub śmierci.
B) Czas nieokreślony
W sytuacji powołania członka zarządu na czas nieokreślony istotne jest, czy zostało to zapisane w umowie spółki, czy tylko w uchwale wspólników o powołaniu. Jeśli umowa spółki stanowi, że członek zarządu jest powoływany na czas nieokreślony, wówczas sprawuje on mandat aż do dnia śmierci, rezygnacji lub odwołania.
Gdy zaś powołanie na czas nieokreślony następuje w uchwale wspólników, a nie w umowie spółki, wtedy stosuje się taką samą regułę jakby członek zarządu był powołany na 1 rok. Oznacza to, że mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy. Faktycznie jest to więc powołanie na jeden rok, a nie na czas nieokreślony i taki pogląd przeważa wśród komentatorów.
C) Uchwała wspólników nie mówi o czasie sprawowania funkcji
Gdy uchwała wspólników nic nie stanowi o czasie, na który jest powoływany członek zarządu, należy sprawdzić treść umowy spółki, która może przewidywać powołanie na czas nieokreślony lub na czas określonej kadencji. Wówczas stosujemy odpowiednie reguły opisane wcześniej.
Gdy jednak ani uchwała wspólników, ani umowa spółki nie regulują czasu, na jaki powoływany jest członek zarządu, wtedy przyjmuje się, iż powołanie nastąpiło na 1 rok i stosujemy regułę z przykładu pierwszego. To też jest sytuacja generująca częste błędy.
Autor: Magdalena Wilczewska, radca prawny
