Il libero accesso ai social media da un lato è molto comodo, ma dall’altro comporta una serie di problemi. I post scritti dai dipendenti dell’azienda possono influire negativamente sull’immagine del datore di lavoro? Che cos’è la social media policy e a che cosa serve?
Che cos’è la social media policy?
La social media policy è un documento stilato allo scopo di fornire ai dipendenti dell’azienda istruzioni chiare sull’uso dei social media. Alla creazione di questa raccolta di regole saranno sicuramente interessate le aziende che realizzano programmi di employee advocacy (cioè vogliono che i dipendenti siano un po’ la voce dell’azienda nei social media), ma anche quelle che cercano di evitare di essere associate alle opinioni private dei loro dipendenti. Accade persino che le persone impiegate in una determinata impresa siano obbligate ad includere una clausola in ogni post sui social media, la quale informa che una determinata affermazione riflette solo l’opinione personale del dipendente e non deve essere in alcun modo identificata con la politica generale condotta dall’azienda.
Vale la pena di ricordare che, sebbene un dipendente possa avere un influsso positivo sull’immagine di cui gode l’azienda sui social media, può verificarsi anche l’esatto contrario. Pertanto, una buona soluzione consiste nel creare la social media policy, ovvero un documento in cui è possibile indicare ai dipendenti, dettagliatamente o sotto forma di un accordo quadro, ciò che l’azienda si aspetta da loro sui social media. Questo documento dovrebbe contenere una breve descrizione della politica aziendale intrapresa e dei suoi fini, delimitarne la portata nonché indicare gli obiettivi che il datore di lavoro intende perseguire sui social media. Inoltre, vale la pena di fornire le indicazioni da seguire nei profili personali dei dipendenti e di definire le regole concernenti la tutela dei dati personali.
Attuazione della social media policy nell’azienda – ne vale la pena?
Non ha importanza se il datore di lavoro vuole che le persone impiegate nella sua azienda parlino a nome dell’azienda o meno. La maggior parte delle persone esterne all’azienda percepirà le affermazioni fatte dei singoli dipendenti come riflesso delle opinioni dell’azienda tout court, pertanto bisogna fare in modo che i post dei dipendenti siano formulati correttamente.
Poiché non è possibile evitare la suddetta identificazione delle opinioni dei dipendenti con la politica aziendale, vale la pena di incoraggiarli a rappresentare adeguatamente l’azienda sui social media. Nella social media policy si possono includere molte informazioni, ad esempio su come i post dei dipendenti possono avere una ricaduta positiva sull’azienda.
L’attuazione della social media policy comporta una serie di vantaggi, tra cui:
- l’utilizzo ottimale del tempo che il dipendente trascorre navigando sui social durante l’orario di lavoro (se si verifica una tale situazione),
- la presa di coscienza, da parte dei dipendenti che non ne erano consapevoli, del fatto che alcune delle loro azioni possono avere conseguenze negative e incidere sullo stato dell’azienda. Persino i contenuti condivisi hanno la possibilità di condurre a risultati positivi o negativi per l’azienda, dato che un post o una certa storia possono raggiungere un pubblico molto ampio,
- il vantaggio speculare rispetto a quest’ultimo consiste nell’aumento della consapevolezza, da parte dei dipendenti, del fatto che la loro attività sui social media è in grado di recare numerosi benefici all’azienda.
Essere un dipendente sui social: cosa è lecito e cosa è meglio evitare?
In via preliminare, vale la pena notare che il datore di lavoro, di regola, non può interferire in alcun modo nella creazione di un account sui social media da parte del dipendente. Si tratta di una decisione sovrana di quest’ultimo e la persona assunta può decidere in piena autonomia se vuole gestire il suo profilo privato oppure no.
Tuttavia, se un dipendente vuole sfruttare le opportunità offerte dai social media, deve tenere presente alcune cose. Prima di tutto, post specifici (es. quelli che presentano un’azienda concorrente in una luce negativa), pubblicati da persone che non nascondono dove lavorano e quali mansioni svolgono, possono mettere in cattiva luce le aziende che le impiegano. Il datore di lavoro non può vietare al dipendente di esprimere la sua opinione, ma se i post e i contenuti condivisi mettono in cattiva luce la sua azienda, può reagire nel quadro della social media policy.
