Oryginały dokumentów księgowych spółki to podstawowy dowód rzeczowy zaistnienia operacji gospodarczych, dlatego należy o nie dbać ze szczególną starannością. Przepisy określają w sposób bezpośredni i jasny, które z nich, w jaki sposób oraz przez jaki czas należy archiwizować. Należy szczególnie podkreślić, że dokumentacja powinna być zabezpieczona przed zniszczeniem lub możliwością ewentualnych niepożądanych zmian. Za brak podporządkowania się tym zasadom grożą sankcje przewidziane w Kodeksie karnym skarbowym.
Które dokumenty księgowe należy przechowywać?
zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe,
księgi rachunkowe,
dokumentację potwierdzającą przyjęty sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
dowody księgowe,
dokumenty dotyczące środków trwałych, kredytów, pożyczek, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub te objęte postępowaniem karnym, podatkowym,
dokumenty inwentaryzacyjne,
dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji,
akta osobowe pracowników oraz kartoteki wynagrodzeń.
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Zgodnie z art. 74 pkt. 1 Ustawy o rachunkowości wśród dokumentacji, którą trzeba przechowywać bezterminowo zostały wymienione jedynie zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe. Pozostałe dokumenty należy przechowywać zgodnie z określonym przez przepisy terminem.
Przez okres 5 lat należy przechowywać wszelkie dokumenty księgowe. Wśród nich wyróżniamy księgi rachunkowe oraz dowody księgowe, zarówno te dotyczące przychodów, jak i wydatków. Stanowią one bowiem podstawowy dowód rozliczeń podatkowych. Równie ważne są papiery dokumentujące środki trwałe w budowie, umowy handlowe, kredytowe, pożyczki. Dopełnienie stanowią dokumenty dotyczące roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, albo te objęte postępowaniem karnym lub podatkowym.
W tym przedziale czasowym należy również wymienić dokumenty inwentaryzacyjne, zeznania podatkowe zamykające rok obrachunkowy.
Okres przechowywania należy liczyć od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dokumentów dotyczą. Natomiast w przypadku dokumentów podatkowych, takich jak deklaracje czy faktury – według przepisów Ordynacji podatkowej – za początek okresu przechowywania należy uznać początek roku następującego po roku obrotowym, w którym przypadał termin płatności podatku.
Przez okres 12 miesięcy należy przechowywać dokumentację powstałą w wyniku rękojmi i reklamacji licząc od upływu terminu ich wygaśnięcia. Jest to najkrótszy termin przewidziany w ustawie.
Dokumentacja pracownicza i płacowa
Z Ustawy o emeryturach i rentach wynika, że akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy.
Autor: Agnieszka Pelc, Główna Księgowa, Bosetti Global Consulting
