W dzisiejszym świecie, w którym jesteśmy cały czas podpięci do sieci, w kontakcie z innymi osobami, niezależnie od tego gdzie na kuli ziemskiej się one znajdują, coraz mniejszą wagę odgrywa miejsce, w którym aktualnie przebywamy. W obliczu wyzwań, które stawia przed nami aktualna pandemia Covid-19 próbujemy się dostosować, wdrożyć rozwiązania pozwalające dalej wykonywać swoją pracę. Czy w dobie dzisiejszej globalizacji kwarantanna, przymus przebywania w domu i braku dochodu jest wyrokiem? Dla wielu biznesów, nawet częściowo opartych na wiedzy, może to być szansa na zmianę na lepsze. Nadszedł czas na wykorzystanie sieci do tego, do czego pierwotnie została stworzona – do komunikacji w czasie kataklizmu.
Okiem pracodawcy, czyli szukamy oszczędności
Z perspektywy pracodawcy aktualny kryzys to moment, w którym warto zastanowić się nad przeorganizowaniem sposobu funkjonowania przedsiębiorstwa, by znaleźć obszary w których można oszczędzić. W wielu krajach home office stał się obowiązkowy i kluczowy w ochronie zdrowia pracowników. Wdrożenie możliwości pracy zdalnej nie musi być trudne, ale będzie wiązało się z kosztami. Kosztami, których wysokość zależy tylko od tego jak dobrze przemyślimy system. Warto wspomnieć, że czas kryzysu to także czas rewolucji, czas wprowadzania zmian, które w dłuższej perspektywie przynoszą zysk. Praca zdalna ciągnie za sobą koszty, ale czy czasem nie mniejsze niż pracownik i jego stanowisko utrzymywane w biurze?
Krok 1: Stwórz zintegrowany system IT do pracy zdalnej
Zestaw narzędzi wykorzystywanych do pracy zdalnej musi być komplementarny, uzupełniający i współpracujący ze sobą. Dobrze zintegrowane narzędzia pozwalają szybciej przenosić informacje pomiędzy kanałami dystrybucji, przenosić dyskusje z np. rozmowy telefonicznej, na wideokonferencje i odwrotnie, korzystając z plików umieszczonych na narzędziu dostępnym bezpośrednio z mostka konferencyjnego, na którym jesteśmy aktualnie. Coraz częściej do pracy zdalnej wykorzystywane są telefony i tablety, a możliwość bezstratnego przełączania się między urządzeniami zwiększa mobilność i dostępność pracownika. Przykładowo pracownik nie musi brać całego dnia wolnego, gdy ma zaplanowaną wizytę u lekarza w południe. Będzie on wyjęty z pracy tylko na czas spędzony w gabinecie lekarskim. Przez resztę czasu jest dostępny, co jest ewidentnym profitem dla pracodawcy.
Krok 2: Skup się na pracowniku i jego potrzebach, a odniesiesz sukces
Pracownik to najczęściej główne źródło generowania dochodu w firmie, to z jaką efektywnością pracuje bezpośrednio wpływa na to, jak duży zysk firma generuje. Dlatego też system pracy zdalnej jest tworzony dla niego i to on powinien być głównym jego beneficjentem. Brzmi jak frazes, ale przy pracy zdalnej trzeba pamiętać, że niedziałające, problematyczne narzędzia powodują o wiele większą frustrację (bo przecież nie ma kolegi obok, który może pomóc). Dlatego też zestaw narzędzi musi być dostosowany do pracownika i jego zakresu obowiązków. Warto skonsultować się z pracownikiem, a już na pewno przygotować go do takiej pracy. Szkolenia z narzędzi, procesów, sposobów uzyskiwania wsparcia – to wszystko należy uwzględnić w przygotowaniu do pracy zdalnej! Warto stworzyć także wewnętrzną kulturę komunikacji zdalnej, opierajacej się m.in na netykiecie. Jest to ważny aspekt kontaktów międzyludzkich, szczególnie gdy możliwości wyrazu emocji są ograniczone.
Krok 3: Zaplanuj system raportowania, aby nie stracić kontroli
Największa obawą pracodawców przed pracą zdalną jest utrata kontroli nad pracownikiem. Nie dojdzie do tego, jeśli przestawimy się na inny system pracy, w którym obowiązuje struktura, porządek, systematyczność, mierzalność zadań i efektów i raportowanie. To, co nie jest widoczne w pracy w biurze tak bardzo, w pracy zdalnej staje się ważniejsze. Pracownik nie jest już na wyciągnięcie ręki a umiejętność systematyzowania pracy podwładnych, raportowania postępów, struktur kalendarza i spotkań staje się kluczowa.
Krok 4: dobierz odpowiednie narzędzia IT
Warto postawić na globalnie dostępne narzędzia do współpracy, które są ze sobą dobrze zintegrowane. Ciekawymi rozwiązaniami są pakiet Office 365 Microsoftu, G Suite of Google’a, czy pakiet Apple, które dostarczają najlepsze rozwiązania, odpowiednio zabezpieczone i ciągle rozwijane, bo ważna jest tutaj skala, w jakiej dane rozwiązanie jest wykorzystywane na świecie. W tym obszarze ostatnio zaczyna także działać Facebook ze swoim rozwiązaniem Workplace.
Mnogość aplikacji do pracy zdalnej na rynku jest przeogromna i należy dostosować wybór do potrzeb przedsiębiorstwa, a przede wszystkim pracowników. Badania wskazują, że nawet 80% udanego wdrożenia nowego narzędzia zależy od przekonanie ludzi do jego używania, pokazania im możliwości narzędzia i tego jak ono ułatwi im pracę. Warto zapytac pracownika, czego używa samodzielnie do komunikacji. Wykorzystanie opcji biznesowych rozwiązań, których pracownicy używają prywatnie mocno obniża próg wejścia, czyli opór pracownika przed nową technologią.
Obszary, które narzędzia IT powinny zabezpieczyć:
- Dostęp do komunikacji telefonicznej: aplikacja VOIP z przypisanym numerem telefonu (dla osób dzwoniących z zewnątrz jak i do komunikacji głosowej wewnątrz firmy), Skype for Business, Google Hangouts;
- Dostęp do telekonferencji: Skype for Business, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting, SLACK.
- Chmura do przechowywania dokumentacji, czyli de facto wirtualne biuro: GDrive, Dropbox, OneDrive, iCloud, inne. Warto tutaj zwrócić uwagę na integrację narzędzia z innymi wykorzystywanymi. Istotne jest też to, w jaki sposób firma przechowuje dane i w jakim kraju. Trzeba wziąć pod uwagę ryzyko ewentualnego wycieku danych i ocenić czy jest ono mniejsze niż profity rozwiązania.
- Collaboration Hubs, czyli coworkingowe, wirtualne biura wyposażone w narzędzia, które zastępują maile, telefony, wideokonferencje: Ms Teams, Slack, Chanty. Reprezentują nowy trend w organizacji pracy w zespole rozproszonym, który zyskuje cały czas zwolenników. Ciekawe i warte sprawdzenia rozwiązanie.
- Klasyczny Email – np. gmail, outlook, protonmail – rozwiązanie, które traci coraz bardziej na znaczeniu w pracy zdalnej w rozproszonym zespole, ponieważ ważniejsza jest komunikacja bezpośrednia na żywo. Mail staje się tylko formalnym kanałem komunikacji wewnątrz firmy, którym często przesyłane są decyzje. Pozostaje także dalej głównym kanałem komunikacji z klientami / dostawcami zewnętrznymi.
- Oprogramowanie ochronne (IT security), czyli dobry pakiet antywirusowy z ochroną internetu: Bitdefender total, Norton Security, McAfee.
W zestawieniu nie uwzględniona została aplikacja Zoom, która w dobie pandemii stała się wręcz synonimem telekonferencji. Niestety, mimo jej zaskakującej popularności (podobne funkcje są w takich aplikacjach jak Skype, Whatsapp czy nawet Messenger od Facebooka) podnoszone są duże obiekcje dotyczące bezpieczeństwa przekazywania danych poprzez Zoom. Firmy z Fortune 500 zakazują wykorzystywania jej do celów firmowych. Warto w tym przypadku zastosować Zasadę Ostrożności i nie korzystać z aplikacji Zoom.
- Aplikacje do łączenia się z zasobami firmy – często w firmach część danych (szczególnie wrażliwych) przechowywanych jest wewnętrznie w intranecie, bez dostępu zewnętrznego (dostęp do danych możliwy jest tylko na miejscu w biurze, gdy jest się podpiętym do sieci LAN). Tutaj może pojawiać się problem i mówimy tutaj o rozwiązaniu VPN (czyli utworzenia wirtualnego tunelu z komputera pracownika zdalnego do sieci wewnętrznej firmy). Wybór najlepszego rozwiązania dla firmy już jest wyborem dedykowanym danej firmy i powinien być podjęty przez specjalistę IT zarządzającym firmą.
- Aplikacje do wsparcia zdalnego – pracownik musi mieć możliwość otrzymania wsparcia zdalnego do swojego laptopa. Osoby odpowiedzialne za utrzymanie sprzętu w firmie (np. dział local IT) powinny mieć dostępne narzędzia do naprawy środowiska zdalnie. Narzędzi takich jest dużo, decyzja o wyborze powinna być podjęta przez osoby wspierające utrzymanie sprzętu.
- Aplikacje administracyjne – np. narzędzia do rozliczania godzin pracy pracownika, płatności / kosztów delegacji, tematów administracyjnych w zależności, co aktualnie w firmie jest wykorzystywane.
Krok 5: dobierz sprzęt dla pracownika, albo pozwól zdecydować jemu
Wyposażenie powinno być mobilne. Jednak stanowisko pracy zdalne musi być wyposażone w narzędzia, które dadzą komfort pracy. Stąd np. zewnętrzny monitor nie powinien być dla pracownika luksusem. Wiele badań udowadnia, że praca z zewnętrznym monitorem podnosi produktywność nawet o dziesiątki procent. Dodatkowo ciekawym aspektem, coraz bardziej popularnym w firmach jest BYOD (Bring your own device) gdzie to pracownik „udostępnia” swój prywatny sprzęt, a pracodawca dostarcza odpowiednie oprogramowanie, które zabezpiecza i pozwala wykonywać pracę. Podczas pracy zdalnej potrzebujemy także dobrego smartfona, na którym można pracować, z odpowiednim pakietem internetowym np. do wykorzystania jako zapasowe łącze internetowe, bo stabilne połączenie z internetem jest kluczowe. Pamiętajmy, że awaria internetu będzie oznaczała niewykonywanie pracy przez pracownika (w najlepszym przypadku przez kilka godzin).
Krok 6: Policz, ile cię to kosztuje, a raczej ile zaoszczędzisz
Drugą najczęstszą obawą pracodawców (po braku kontroli nad pracownikiem) jest koszt takiego zestawu narzędzi do pracy zdalnej. Jest to mocno przesadzona obawa, ponieważ te koszty są relatywnie niewielkie. Są one najczęściej rozliczane na zasadzie licencji / kosztu użytkownika, co z jednej strony pozwala na bezpośrednie przełożenie wydatku na koszt osobowy danego pracownika, z drugiej strony, porównując z innymi kosztami (np. pensją, podatkami) są to wydatki na tyle małe, co pomijalne, często nawet niższe niż opłata za przestrzeń biura przeznaczoną dla danego pracownika. Wielokrotnie większe pieniądze pracodawcy tracą, gdy pracownik jest nieosiągalny, opiekuje się dziećmi, idzie na zwolnienie lekarskie. Wartość pracownika nie powinna być traktowana w perspektywie ogólnego kosztu, ale realnego przychodu, który pracownik przynosi pracodawcy.
Krok 7: zadbaj o bezpieczeństwo danych
Ostatnie, ale najważniejsze z perspektywy biznesu. Czy praca zdalna zwiększa ryzyko dla bezpieczeństwa firmy? Jeżeli masz dobre zabezpieczenia IT w firmie to odpowiedź brzmi nie, ale warto zadać sobie pytanie czy rzeczywiście masz? Problem zabezpieczenia firmy przed atakami jest równie duży w biurze, jak i poza nim. Jedyny aspekt, który się zmienia to możliwość fizycznej kradzieży sprzętu. Jeśli jednak jesteś dobrze zabezpieczony w kontekście: szyfrowania dysków, 2FA (uwierzytelnianie wielopoziomowe), kompleksowego programu antywirusowego (posiadający firewall, anti ransomware i inne funkcjonalności), urządzeń uaktualnianych na bieżąco, możesz czuć się bezpieczniej. Te kwestie powinny być zabezpieczone niezależnie od tego, czy pracownik korzysta ze sprzętu w firmie czy poza. Należy pamiętać, że najsłabszym ogniwem bezpieczeństwa IT jest zawsze użytkownik.
Autor: Marian Taraszkiewicz, Service Manager w firmie technologiczno-doradczej, specjalizującej się w budowie i utrzymaniu rozwiązań informatycznych. Od lat skupia się na dostarczaniu usług wykorzystując nowoczesne metody zarządzania. Pracuje w zespołach zdalnych: aktualnie przebywa w odległości 300 km od swojego bezpośredniego przełożonego.
Prywatnie pasjonat nowych technologii, kotów, squasha i literatury non-fiction; ciągle ciekawy otaczającego go świata.
