W pewnej fabryce pasty do zębów występował problem: część wyprodukowanych przez nią tubek była pusta. Aby utrzymać swoją reputację, firma zatrudniła ekspertów. Opracowali oni nowoczesne rozwiązanie – specjalną wagę wykrywającą niewłaściwą wagę tubki. Jeśli była ona za lekka, linia produkcyjna zatrzymywała się, a wadliwa tubka była zabierana przez pracownika. System działał bez zarzutu. Wkrótce jednak waga przestała wykrywać nieprawidłowości. Jak rozwiązano ten problem? Aby nie zatrzymywać linii produkcyjnej, pracownik ustawił obok niej zwykły wiatrak, który zdmuchiwał puste tubki.
Ewolucja zamiast rewolucji
Nieraz odnosimy wrażenie, że tylko śmiałe decyzje, kosztowne innowacje i gruntowne zmiany mogą rozwiązać problemy czy spowodować dynamiczny rozwój firmy. Jak pokazuje powyższa anegdota, nie zawsze tak jest.
W tym miejscu wkracza kaizen (jap. „zmiana na lepsze”) – japońska praktyka zarządzania, stosowana m.in. w firmach Toyota, Honda, Sony. Termin ten wprowadził w 1986 r. Masaaki Imai w książce Kaizen: Klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii.
Zgodnie z filozofią kaizen, firma – podobnie jak każda organizacja – wymaga nieustannego doskonalenia. Zmiany dokonują się małymi krokami, ale w sposób ciągły. W ten proces powinni być włączeni nie tylko menedżerowie czy dyrektorzy, ale także – a raczej przede wszystkim – pracownicy niższych szczebli.
Mały krok – wielka zmiana
Wiele małych zmian może istotnie polepszyć sytuację firmy. Czasem jedna poprawka wystarczy, aby znacząco zwiększyć jakość lub ograniczyć koszty. Na przykład firma UPS ograniczyła zużycie paliwa o 11 milionów litrów, planując trasy tak, by ograniczyć lewoskręty. Czas oczekiwania na skrzyżowaniach przy skręcie w lewo powodował bowiem stratę zarówno czasu, jak i paliwa.
Myślenie wyłącznie o potrzebie wielkich zmian może sprawić, że będziemy ignorować drobne błędy czy możliwości poprawy. W ten sposób istniejące problemy mogą się nawarstwiać i spowodować dużo większe kłopoty w przyszłości.
Wykorzystaj to, co masz
Niewątpliwą zaletą kaizen jest to, że zmiany nie wymagają wielkich nakładów. Zakłada wykorzystywanie tych zasobów, które już się posiada, i szukanie rozwiązań, które można wdrożyć już teraz.
Kaizen zachęca również do korzystania z doświadczenia pracowników. Jak pokazuje przytoczona na początku opowieść – to oni najłatwiej mogą wskazać problemy występujące na ich stanowiskach i najlepsze sposoby poprawy.
Warto poprosić pracowników o wskazanie choćby jednej, drobnej rzeczy, która ich irytuje – i jednego, małego kroku, który może ją naprawić. Takie wyszukiwanie niedociągnięć i sposobów poprawy powinno stać się elementem rutyny. Za przykład niech posłuży Toyota, w której pracownicy składają nawet 1,5 mln propozycji ulepszeń rocznie, a 95% z nich jest wdrażanych w życie.
Zachęcanie pracowników
Jak zachęcić pracowników, by zgłaszali swoje sugestie?
Po pierwsze – należy upewnić ich, że każda sugestia zostanie uważnie przeanalizowana. Jeśli pomysły będą trafiać w czarną dziurę, ich motywacja do poprawy może spaść.
Po drugie – można przewidzieć nagrody za wdrożone sugestie. Nagrody te nie muszą być wysokie – większy skutek może przynieść docenienie pracownika i symboliczna gratyfikacja.
Autor: Izabela Kajstura – p.o. Z-ca Dyrektora Akademickiego Inkubatora Przedsiębiorczości Uniwersytetu Opolskiego. W pracy zajmuje się tematami związanymi z przedsiębiorczością studentów Uniwersytetu Opolskiego.
***
Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości Uniwersytetu Opolskiego (AIP UO) jest jednostką ogólnouczelnianą. Naszym celem jest wspieranie przedsiębiorczości, nawiązywanie współpracy między nauką i biznesem, rozwój kompetencji studentów w zakresie przedsiębiorczości. Oferujemy m.in. wynajem powierzchni biurowych (coworking) i doradztwo. Organizujemy szkolenia podnoszące umiejętności studentów UO, a także organizujemy spotkania networkingowe pod nazwą SpeedUp Business.
