Powszechny dostęp do mediów społecznościowych z jednej strony jest bardzo wygodny, jednak z drugiej – niesie za sobą szereg trudności. Czy posty pisane przez pracowników firmy mogą wpływać negatywnie na wizerunek pracodawcy? Czym jest social media policy i do czego służy?
Czym jest social media policy?
Social media policy jest dokumentem, który przygotowuje się po to, by przekazać pracownikom jasne wskazówki dotyczące korzystania przez nich z mediów społecznościowych. Stworzeniem tego rodzaju zbioru zasad z pewnością będą zainteresowane firmy, które realizują programy rzecznictwa pracowniczego (czyli chcą, by pracownicy byli niejako głosem firmy w mediach społecznościowych), ale również te, które starają się unikać bycia łączonymi z prywatnymi poglądami pracownika. Zdarza się wręcz, że osoby zatrudnione w danym przedsiębiorstwie otrzymują nakaz zamieszczania w każdym wpisie w social media klauzuli, która informuje o tym, że dana wypowiedź stanowi tylko i wyłącznie prywatną opinię pracownika i nie może być łączona z ogólną polityką firmy.
Warto pamiętać, że choć pracownik może mieć pozytywny wpływ na wizerunek firmy w social mediach, zaistnieć może także sytuacja odwrotna. Dlatego też dobrym rozwiązaniem może okazać się stworzenie social media policy, czyli dokumentu, w którym można wskazać pracownikom szczegółowo lub w sposób ramowy, jakiego sposobu postępowania w mediach społecznościowych oczekuje od nich firma. W dokumencie tym powinien znaleźć się krótki opis oraz cel polityki, jej zakres, a także wskazanie celów, jakie pracodawca chciałby osiągnąć w social media. Dodatkowo, warto tam przedstawić również wskazania dla osobistych profili pracowników i zasady związane z ochroną danych.
Wdrażanie social media policy w firmie – czy warto?
Nie ma znaczenia, czy pracodawca chce, by zatrudnione w jego przedsiębiorstwie osoby wypowiadały się w imieniu firmy. Większość osób postronnych i tak będzie postrzegać wypowiedzi poszczególnych pracowników jako odzwierciedlenie poglądów całego przedsiębiorstwa. Dlatego też należy zadbać o to, by posty zatrudnianych w nim osób były odpowiednio sformułowane.
Jako że uniknięcie powyższego łączenia poglądów pracowników z polityką firmy jest niemożliwe – warto zachęcić zatrudniane osoby do odpowiedniego reprezentowania przedsiębiorstwa w social media. W polityce mediów społecznościowych można zawrzeć wiele informacji – dotyczących choćby tego, jak ich posty mogą wpłynąć korzystnie na firmę.
Wdrożenie social media policy niesie za sobą szereg korzyści, wśród których wskazać można:
- użyteczne wykorzystanie czasu, jaki pracownik spędza przeglądając media społecznościowe w godzinach pracy (jeśli dochodzi do takich sytuacji),
- uświadomienie pracownikom, którzy nie zdawali sobie z tego sprawy, że niektóre ich działania mogą przynieść negatywne konsekwencje i odbić się na dobrobycie firmy. Nawet udostępniane treści mają szansę przynieść dobre lub złe efekty dla przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę, że dany post lub relacja mogą trafić do bardzo szerokiego grona odbiorców,
- korzyścią odwrotną w stosunku do wyżej opisanej jest także wzrost świadomości pracowniczej. Dzięki jasnym zasadom pracownik wie, że swoimi działaniami w mediach społecznościowych mogą oni przynieść firmie wiele korzyści.
Pracownik w mediach społecznościowych: co wolno, a czego lepiej unikać?
Na wstępie warto zaznaczyć, że pracodawca nie może w żaden sposób ingerować w zakładanie konta w mediach społecznościowych przez pracownika. Jest to jego suwerenna decyzja i osoba zatrudniona może zdecydować, czy chce prowadzić swój prywatny profil, czy raczej nie.
Jeśli jednak pracownik chce korzystać z możliwości oferowanych przez social media, musi pamiętać o kilku kwestiach. Przede wszystkim – określone wpisy (np. stawiające konkurencyjną firmę w negatywnym świetle) publikowane przez osoby, które nie ukrywają gdzie i na jakim stanowisku pracują – mogą postawić zatrudniające je przedsiębiorstwa w bardzo złym świetle. Pracodawca nie może zabronić pracownikowi wyrażania swojej opinii. Jednak jeśli wpisy czy udostępniane treści stawiają przedsiębiorstwo w negatywnym świetle, może on reagować w ramach stworzonego social media policy.
